UM4 Dokumentation

Aus EDVS Wiki
Wechseln zu: Navigation, Suche

Inhaltsverzeichnis

Programmstart und -anmeldung

Der Programmstart des UrlaubsManagers erfolgt entweder mit einem Doppelklick auf das Desktop Icon Us4b1.png

oder über die Schaltflächenabfolge:

Windows Start Us4b2.png> Alle Programme > AddWare > UrlaubsManager 4.

Zunächst erscheint das Fenster zur Programmanmeldung:

Us4b3.png

Sie haben die Möglichkeit je nach Voreinstellung sich entweder per

- automatischer Windows-Authentifizierung,

- Manueller Anmeldung

Wichtiger Hinweis: Diese Option deaktiviert global die MS-Exchange/Windows Anmeldung, somit ist nur noch eine manuelle Anmeldung mit Benutzername und zugehörigem Passwort möglich. Diese Option sollte deaktiviert bleiben und nur in Sonderfällen genutzt werden!

- oder als Administrator anzumelden.

Wichtige Hinweise: Wählen Sie nach einer Software-Installation zunächst die Anmeldung als Administrator, um die allgemeinen globalen Einstellungen für die Nutzung des Programms vorzunehmen (u. a. Erstellung des Firmenorganigramms und Mitarbeiterstamms, Festlegung von An- /Abwesenheitskategorien etc.). Nur mit dem Administrator-Kennwort haben Sie uneingeschränkten Zugriff auf alle administrativen Einstellungen.


Das Administrator-Passwort lautet standardmäßig: demoadmin.
Bitte ändern Sie nach der Einrichtung des Programms das Administrator-Passwort (s.u.) und notieren Sie sich das neue Kennwort für spätere Anmeldungen als Administrator!


Das Administrator-Passwort kann unter der folgenden Schaltflächenabfolge Datei > Passwort ändern modifiziert werden:

Us5b1.png

Us5b2.png

Eine weitere Möglichkeit das Administratoren-Passwort zu ändern besteht unter: Administration / Einstellungen > „Anmeldungseinstellungen“

Us5b3.png

Us5b4.png

Nach Beendigung administrativer Eingaben können Sie sich wieder je nach Installationsvoreinstellung entweder automatisch per Windows-Authentifizierung oder manuell am Programm anmelden.

Die UrlaubsManager Hauptansicht

Die Hauptbenutzeroberfläche der Abwesenheitsverwaltung gliedert sich in sechs Bereiche:

Us6b1.png

Bereich 1 - Die Hauptmenüleisten:

In den Hauptmenüleisten "Abwesenheitsverwaltung", "Administration / Einstellungen" und "Hilfe" befinden sich alle zur Abwesenheitsverwaltung und Administration relevanten Menüpunkte.

Bereich 2 - Firmenorganigramm:

In diesem Bereich sehen Sie die Firmenstruktur als Organigramm dargestellt, d. h. alle im Unternehmen vorhandenen Abteilungen einschließlich Unterabteilungen.

Hinweis: Ist z. B. eine Abteilung nicht durch einen gesetzten Haken aktiviert, erscheinen die abteilungszugehörigen Mitarbeiter auch nicht in den Bereichen 3, 4 und 6 (hier nur "Einträge der aktuellen Kalenderansicht" betreffend).

Bereich 3 - Kalenderansicht:

In diesem UrlaubsManager Kernbereich sind alle, die in Bereich 2 durch gesetzten Haken aktivierten Organisationseinheiten samt Mitarbeiter und Einträgen gelistet.

Sie können im Kalender zeitlich mit den sich im oberen linken Bereich Us7b1.png

befindenden Navigationspfeilen Us7b2.png "vor- und zurückblättern" und mit

der Schaltfläche Us7b3.png direkt auf den aktuellen Tag bzw. über die

Schaltfläche Us7b4.png zu einem von Ihnen aus dem sich öffnenden Kalenderfensters gewähltem

Datum springen.

Rechts neben der Kalendernavigation befindet sich die Kalenderdarstellung

Us7b5.png

Hier haben Sie die Möglichkeit, wenn Sie mit rechtem Mausklick einen Kalendertag anwählen(s. Abb. u.), aus dem sich daraufhin öffnenden Pulldown-Menü

Us7b6.png

  • direkt einen "Gruppen An-/Abwesenheitsantrag" zu generieren. Sie können darüber hinaus auch in einem Schritt einen kompletten Zeitraum auswählen, indem Sie zuerst mit der linken Maustaste über mehrere aufeinanderfolgende Kalendertage fahren (die Selektion wird anschließend farblich gekennzeichnet) und dann mit der rechten Maustaste wie zuvor beschrieben fortfahren. Weitere Informationen bzgl. Antragstellung finden Sie ab Kap. 4.2.1. ff.
Hinweis: Alle in der Hauptansicht gelisteten Mitarbeiter werden bei diesem Gruppenantrag berücksichtigt!
  • über den Menüpunkt "Heute" springen Sie im Kalenderschnell auf das aktuelle Datum
  • der Menüpunkt "Terminleisten" führt Sie direkt in den Bereich Terminleistenverwaltung (Weitere Infos bzgl. Terminleisten finden Sie im Kap. 4.2.11.
  • die beiden Menüpunkte "Tagesansicht" und "Wochenansicht" verschaffen Ihnen eine Übersicht über alle in der ausgewählten Woche abwesenden bzw. anwesenden Mitarbeitern.

Im Folgenden ein Beispiel einer Wochenansicht:

Us8b1.png

Ihnen stehen im oben gezeigten Fenster folgende Optionen und Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung

  • In der obersten Zeile können Sie das Datum editieren
  • Des Weiteren können Sie auch nur einzelne Abteilungen, die in der Hauptansicht sichtbar sind auswählen
  • "Kalenderansicht" - berücksichtigt nur Mitarbeiter, die in der aktuellen Kalenderansicht sichtbar
  • "Beantragte Einträge berücksichtigen" - nur beantragte Urlaubsdaten werden aufgeführt
  • Nur Urlaub und Krank anzeigen - nach dieser Selektion werden nur die Urlaubsanträge (ab Status "beantragt") und Krankeitseinträge gelistet.


Darüber hinaus haben Sie in diesem Menü noch die Option die Übersichtslisten auszudrucken.


Mit einem rechten Mausklick auf einen der gelisteten Mitarbeiter erscheint folgendes Pulldown-Menü und

Us9b1.png

es stehen Ihnen - je nach Berechtigung (s. hierzu auch Kap. 3.4.1.3) folgende Optionen direkt zur Verfügung:

  • "Neuer Eintrag" - die Eintragsmaske wird geöffnet (Weitere Infos bzgl. Antragstellung finden Sie ab Kap. 4.2.1. ff
  • "Eintragsübersicht" - das Eintragsübersichtsfenster wird geöffnet
  • "Überstunden" - das Überstundenfenster wird geöffnet
  • "Stellvertretungen" - das Stellvertretungsfenster öffnet sich
  • "Kalender drucken"- öffent das Menü: Bericht Jahresdruck (Weitere Infos bzgl. Berichte finden Sie unter Kap. 4.4
  • "Antragsformular drucken"- öffent das Menü: Bericht Blanko Antragsformular
  • "Eigenschaften" - öffent das Menü "Benutzerdaten" des ausgewählten Mitarbeiters


Bereich 4 - Mitarbeiterinformationen:

An dieser Stelle werden die Urlaubsinformationen und –daten eines Mitarbeiters für das

laufende Jahr verwaltet! Sie können hier detaillierte Informationen hinsichtlich Urlaubsdaten

und Überstunden entnehmen bzw. über die mit blauer Schrift und Unterstrich versehenen Felder direkt neue Informationen einpflegen.

Us10b1.png

Unter dem Feld Urlaubsnotizen können Sie - für alle Benutzer einsehbar - eine Nachricht im dafür zur Verfügung gestellten Fenster hinterlegen:

Us10b2.png

Bereich 5 - Selektion An- und Abwesenheit:


In diesem Bereich sehen Sie eine Auflistung aller nach Ihren Vorgaben definierten An- und Abwesenheit-Kategorien (s. Kap. 3.5). Durch das Anhaken einer oder mehrerer Kategorien selektieren Sie, welche An-/Abwesenheit-Einträge im Bereich 6 erscheinen sollen. Z. B. wenn Sie nur die Kategorie "Urlaub" anhaken, dann werden nur Einträge der An- und AbwesenheitsKategorie "Urlaub" im Bereich 6 gelistet. Wenn im Bereich 5 kein Haken gesetzt ist, werden alle Einträge aller An- und Abwesenheit-Kategorien gelistet.


Bereich 6 - Auflistungen von An- und Abwesenheitseinträgen:

Reiter "Offene Einträge":

In diesem Fenstersehen Sie unter dem Reiter "Offene Einträge" die Einträge von allen Mitarbeitern nur mit Status "Beantragung".


Hinweis: Auch wenn Sie z. B. eine Organisationseinheit im Bereich 2 nicht durch einen gesetzten Haken aktiviert haben und die dazugehörigen Mitarbeitersomit in der Kalenderansicht nicht erscheinen, werden an dieser Stelle trotzdem deren Einträge mit Status "Beantragung" aufgelistet.


Zudem haben Sie hier die Option sich nur die offenen Einträge aus dem in der Kalenderansicht aktuell vorliegenden Jahr anzeigen zu lassen, indem Sie im Fenster rechts unten unter "Nur Einträge im ausgewählten Jahr anzeigen" eine Haken setzen (s. Abb. u.).

Us11b1.png

Darüber hinaus können Sie sich auch nur die offenen Einträge von den in der Kalenderansicht gelisteten Mitarbeitern anzeigen lassen, indem sie im Fenster rechts unten unter "Nur Anträge in ausgewählten Abteilungen anzeigen" eine Haken setzen (s. Abb. u.).

Us12b1.png

Reiter "Einträge aus der aktuellen Kalenderansicht":


Unter dem Reiter "Einträge aus der aktuellen Kalenderansicht" erhalten Sie eine Auflistung aller Einträge (aller Status) des in der Kalenderansicht aktiven Jahres von den Mitarbeitern, die in der Kalenderansicht aktuell gelistet sind.

Us12b2.png

D.h. wenn Sie z. B. eine Organisationseinheit im Bereich 2 nicht durch einen gesetzten Haken aktiviert haben, dann werden die Einträge dieser Organisationseinheit angehörigen Mitarbeiter an dieser Stelle nicht aufgelistet.


Reiter "Eigenschaften":


Mit dieser Schaltfläche haben Sie hier die Möglichkeit sich die Details zu einem der gelisteten Einträge anzuschauen. Wählen Sie zunächst einen Eintrag aus der Liste aus und klicken Sie dann mit der Maus auf den Reiter Eigenschaften, um somit das Eigenschaftsfenster des Antrags zu öffnen.

Us12b3.png

Hauptansicht-Einstellungs-Optionen:


Vollbildmodus"- und "Home"-Schaltflächen


Oben rechts in der Hauptansicht befinden sich die "Vollbildmodus"- und "Home"-Schaltflächen (s. Abb. u.).

Us13b1.png

Während Sie über die "Vollbildmodus"-Schaltfläche Us13b2.png die Kalenderansicht in den

Vollbildmodus bringen können, springen Sie mit der "Home"-Schaltfläche Us13b3.png in den

Hauptansicht-Modus zurück (z. B. wenn Sie zuvor in der Benutzerverwaltungsansicht befunden haben.)


"Pin"-Schaltfläche


Mit der "Pin"-Schaltfläche Us13b4.png können Sie die beiden zusammenhängenden Fenster der Bereiche 2 und 4 (s. Seite 6) von der Kalenderansicht lösen, so dass sich die Kalenderansicht (Bereich 3) und die Bereiche 5 und 6 auf Ihrem Monitor automatisch vergrößern. Wenn Sie erneut auf die "Pin"-Schaltfläche Us14b1.png klicken, integriert sich das losgelöste Fenster wieder in die Hauptansicht.

Us14b2.png

Die "Fensterverschiebungs"-Schaltflächen für die UrlaubsManager Hauptansicht:


Mit den "Hauptansichtsfensterverschiebungs"-Schaltflächen Us14zusatzbild.png (s. Abb. u.) können Sie in der Hauptansicht Einfluss nehmen auf die Größe bestimmter Fensterbereiche.

Us14b3.png

Zudem können Sie, wenn Sie die Schaltflächen mit der Maus anklicken, die jeweiligen Fensterbereiche aus der Hauptansicht entfernen bzw. wiederzurückholen. Darüber hinaus können Sie, wenn Sie die Schaltflächen mit der Maus gedrückt halten, die Bereiche individuell vergrößern bzw. verkleinern.

Programmeinstellungen und Administration

Menüleiste Administration / Einstellungen

Zur Festlegung von administrativen Voreinstellungen für die Benutzung des Programms (z. B. nach der Programm-Installation), wechseln Sie per Mausklick in der Hauptmenüleiste auf den Reiter "Administration / Einstellungen":

Us15b1.png

und aktivieren dadurch die folgende Hauptmenüleiste (siehe Bild unten).

Us15b2.png

Tipp: Mit einem Doppelklick auf den Reiter "Administration/Einstellungen" können Sie die Hauptmenüleiste je nach Bedarf ein- und ausblenden.

Globale Einstellungen

Unter dem Menüpunkt Us15b3.png beginnen Sie zunächst mit der Eingabe der allgemeinen Voreinstellungen auf der Unternehmensebene.


Folgendes Kontextmenü erscheint:

Us15b4.png


Vorgaben

Unter dem Reiter "Vorgaben" stellen Sie die allgemeinen Informationen bereit hinsichtlich


  • des Beginns des Geschäftsjahres,
  • der Erlaubnis für das Beantragen von Halbtagseinträgen,
  • der Stundenanzahl für einen Überstundenausgleich (ganz- und halbtags),
  • Auswahl der Region (z. B. des Firmenstandortes), dies bedeutet eine Anzeige der Feiertage in der Hauptkalenderansicht!
  • des Verfallsdatums für den Resturlaub und
  • Vorgabe des Jahresurlaubs für die Mitarbeiter.
Wichtiger Hinweis: An dieser Stelle legen Sie die Jahresurlaubsvorgaben für neu hinzuzufügende Mitarbeiter fest! Die hier fixierten Vorgaben werden an entsprechender Stelle in Unterabteilungen etc. "weitervererbt". Dort können diese Vorgaben im Fall von Abweichungen modifiziert werden! Die für das aktuelle Jahr laufende Urlaubsverwaltung eines jeden Mitarbeiters erfolgt in der Hauptansicht, s. Kap. 1.2 - Bereich 4 - (Seite 6)!

Us16b1.png

  • Vorgabe des "Maximalen Minusstand bei Überstunden".
  • Des Weiteren haben Sie unter dem Reiter "Vorgaben" die Möglichkeit über die Schaltfläche Us16b2.png das UrlaubsManager Programm mit einem MS Exchange Server zu verbinden, um für die Abteilungen eine Exchange Server Kalenderauswahl unter der Abteilungsdaten-Maske bereitzustellen.


Hinweis: Voraussetzung für die Verbindung mit einem MS Exchange Server ist, dass Sie unter Adminstration/Einstellungen > Globale Einstellungen > Erweitert bezüglich der Rubrik Benachrichtigung die E-Mail Synchronisation auf "Global" (serverbasierte Synchronisation) eingestellt haben (s. folgende Abb. und www.addware.de > Downloads > Synchronisationsleitfaden und Sync-Service Anleitung)

Us16b3.png

Us17b1.png

Tragen Sie nach Betätigung der Schaltfläche Us17b2.png im darauf folgenden Menü die entsprechenden Zugangsdaten für Ihren Exchange Server ein:

Us17b3.png

Zudem muss die E-Mail-Adresse der Benutzer in den jeweiligen Benutzerdaten unter dem Reiter "Information" im Feld "E-Mail" unter der Rubrik Stammdaten hinterlegt sein (s. Bsp. in Abb. u.).

Us17b4.png

Anschließend können Sie unter dem Menü Abteilungsdaten für die jeweilige Abteilung einen Exchange Kalender wie folgt auswählen:

Us18b1xcf.png

Zurück zum Kontextmenü unter Administration > Globale Einstellungen > Reiter Vorgaben: Hier können Sie im unteren linken Bereich (s. Abb. u.) die allgemeinen für Ihr Unternehmen gültigen Arbeitszeiten definieren.

Us18b2.png

Hinweis: Die an dieser Stelle festgelegten Arbeitszeiten werden beim Anlegen von Abteilungen weitervererbt (diese Eingaben können Sie später bei Bedarf in der Abteilungsdaten-Maske modifizieren!)


Sie haben an dieser Stelle die Wahl zwischen

- der Festlegung einer Tagesarbeitszeit, die anschließend nach Freischaltung automatischder entsprechenden Wochentage übertragen wird (s. Abb. folgende Seite)

Us19b1.png

- oder benutzerdefinierte Arbeitszeiten - individuell nach Tagen und jeweils stundenweise einstellbar, die automatisch auf eine wöchentliche Summe hochgerechnet werden.

Us19b2.png

Hinweis: Die hier festgelegten Arbeitstage dienen der korrekten Berechnung der Urlaubstage, die auf die Urlaubstagevorgabe unter Administration/Einstellungen > Globale Einstellungen > im Register Vorgaben > Vorgabe Mitarbeiter: Jahresurlaub basiert. Sind z. B. nur die Arbeitstage Montag, Mittwoch und Donnerstag hinterlegt, so werden bei einem Urlaubseintrag, der von Montag bis Freitag (5 Tage) gilt, nur 3Urlaubstage vom hinterlegten Jahresurlaubsanspruch abgezogen.


Hinweis: die hier eingegebenen Stundenzahlen werden nicht zur Urlaubstageberechnung hinzugezogen!


Im unteren rechten Bereich des Kontextmenüs (s. Abb. u.) werden die zuvor definierten Arbeitstage im periodischen Arbeitsplan abgebildet.

Us19b3.png


Erweiterte Einstellungen

Unter dem Reiter "Erweitert" steuern Sie die folgenden allgemeine Einstellungen:

Us20b1.png

- Firmenname: Hinterlegung des Firmennamens

- Jahrsperren /entsperren: Diese Funktionalität ist für die aktuelle UrlaubsManagerVersion nicht vorgesehen

- Automatische Updates: Erlaubnis automatischer UrlaubsManager Software-Updates erteilen

- Benachrichtigung: Einstellung bzgl. Benachrichtigungen/Genehmigungen

Abteilungsleiter betreffend, Versendung von Eintragsbestätigungen und E-Mail Synchronisation (s. hierzu auch Kap. 2.2.1 - Seite 15)


Bezüglich der E-Mail Synchronisation (s. hierzu auch www.addware.de > Downloads > Synchronisationsleitfaden und Sync-Service Anleitung) können Sie an dieser Stelle einstellen, ob Sie hierbei, wenn Sie den dort angebotenen Parameter auf "Global" festlegen, für Abteilungen unter dem Menü Abteilungsdaten > Informationen einen Exchange Kalender (serverbasierte Synchronisation) zur Verfügung stellen möchten (s. Abb. u.),

Us21b1.png

oder wenn Sie die Auswahl "Lokal" für eine lokale Synchronisation treffen, dann einen Microsoft Outlook Kalender unter der Maske Abteilungsdaten > Informationen anbieten möchten (s. Abb. u.):

Us21b2.png


- Berechnung: allgemeine Modalitäten bzgl. Urlaubstageberechnungen,

- Ansicht: Anzeige Geburtstage und Eintrittsdatum im Kalender,

- Bild: an dieser Stelle kann eine Erlaubnis bezüglich einer Bildeinfügung (individuell

(s.u.) oder firmenübergreifend (z. B. Firmenlogo)) für die UrlaubsManager Benutzeroberfläche erteilt werden

Us22b1.png

Hinweis: Nachdem Sie in der Rubrik "Bild" individuell oder firmenübergreifend eine Bildeinbindung aktiviert haben, können Sie sich nach Betätigung der Schaltfläche Auswählen (s. Bild u.) aus dem im Anschluss erscheinenden Windows-Verzeichnisfenster ein Bild, das auf Ihrem PC oder auf einem Netzwerklaufwerk abgelegt ist, auswählen.

Us22b2.png

- Benutzerrechte:


In dieser Rubrik (s. Abb. folgende Seite) erfolgen die allgemeinen Einstellungen hinsichtlich


  • Benutzerrechte für Abteilungsleiter und Team Assistenten
  • deren Rechtevererbung
  • Deaktivierung der Überstundenfunktion
  • die Genehmigungspflicht von Stellvertretern
  • Einstellung des Hinweisgrades Warnung oder Fehler bezüglich Benachrichtigungen bei Urlaubsantragsüberschneidungen, Resturlaubsüberschreitungen, gleichzeitige Abwesenheitsausschlüsse und Einträge vor bzw. nach Ein-/Austrittsdatum


Hinweis: Bezüglich des Hinweisgrades "Warnung", wird lediglich dem Benutzer eine informative Nachricht angezeit, aber der aktuelle Vorgang kann weitergeführt werden, wenn dies gewünscht wird. Bei der Einstellung des Hinweisgrades "Fehler" wird der aktuelle Vorgang an dieser Stelle gestoppt und abgebrochen.

Us23b1.png

Berechtigungen im Detail:


Abteilungsleiter darf eigene Eigenschaften bearbeiten: Falls aktiviert, darf der Abteilungsleiterseine eigenen Eigenschaften ändern.


Abteilungsleiter darf eigene Einträge genehmigen: Falls aktiviert, darf der Abteilungsleiterzudem seine eigenen Einträge genehmigen.


Abteilungsleiter darf Abteilungseigenschaften ändern: Ist diese Funktion aktiviert, kann der Abteilungsleiter die Eigenschaften seiner Abteilung bearbeiten.

Hinweis: Ist diese Funktion deaktiviert, ist eine Änderung nur durch einen Administrator möglich.


Abteilungsleiter darf Mitarbeiterattribute ändern: Durch diese Funktion wird bestimmt, ob der Abteilungsleiter die Mitarbeiterattribute bearbeiten darf oder nicht.


Hinweis: Ist diese Funktion deaktiviert, können die Mitarbeiterattribute nur durch einen Administrator geändert werden.


Rechtevererbung bei Vertretung: Bestimmt ein Mitarbeiter einen Stellvertreter, erbt dieser, sofern die Funktion aktiviert wurde, seine Rechte. Aber nur für den Zeitraum in dem der Stellvertreter die Vertretung übernimmt. Nach Ablauf des Zeitraums erhält der gewählte Benutzer wiederseine vorherigen Rechte.


Teamassistent darf Mitarbeiterattribute ändern: Durch diese Funktion wird festgelegt, ob der Teamassistent die Mitarbeiterattribute bearbeiten darf oder nicht.


Hinweis: Ist diese Funktion deaktiviert, können die Mitarbeiterattribute nur durch einen Mitarbeiter mit Administratorrechten geändert werden.


Rechtevererbung aktivieren: Die Rechtevererbung ist zu vergleichen mit der "MS Windows Rechtevererbung". Diese Funktion kommt zum Tragen, wenn eine Abteilung aus mehreren Unterabteilungen besteht (z.B. Hauptabteilung ist eine "Produktionsabteilung" mit einer Unterabteilung "Qualitätssicherung") und sobald die Zuständigkeiten für die Hauptabteilung festgelegt werden, werden diese Rechte auch an die zugehörigen Unterabteilungen (in dem zuvor genannten Fallbeispiel betrifft das die Untertabteilung "Qualitätssicherung") vererbt. Ist diese Funktion deaktiviert, findet keine Rechtevererbung statt.


Rechtevererbung aktivieren (nur E-Mail Benachrichtigung): An dieser Stelle können Sie festlegen, ob Sie eine Rechtevererbung nur bezüglich der Funktion "E-Mail Benachrichtigung" zulassen möchten.


Überstundenfunktionen deaktivieren: Hierdurch besteht die Möglichkeit die Überstundenfunktionalität des UrlaubsManager Programms generell zu deaktiven.


Stellvertreter muss genehmigen (wenn aktiv): Durch Aktivierung dieser Funktion garantieren Sie eine Genehmigungspflicht des eingesetzten Stellvertreters.


Benachrichtigung bei Resturlaubsüberschreitung: Hier können Sie den Hinweisgrad "Warnung" oder "Fehler" bezüglich Benachrichtigungen bei Resturlaubsüberschreitungen festlegen.


Benachrichtigung bei Überschneidung mit Stellvertretung: Hier können Sie den Hinweisgrad "Warnung" oder "Fehler" bezüglich Benachrichtigungen bei Urlaubsantragsüberschneidungen mit der Stellvertretung festlegen.


Gleichzeitiger Abwesenheitsausschluss Hier können Sie den Hinweisgrad "Warnung" oder "Fehler" bezüglich eines gleichzeitigen Abwesenheitsausschlusses festlegen.


Benachrichtigung, wenn Eintrag vor Eintrittsdatum oder nach Austrittsdatum Hier können Sie den Hinweisgrad "Warnung" oder "Fehler" festlegen, wenn versehentlich ein Eintrag vor dem Eintritts- bzw. nach dem Austrittsdatum eines Mitarbeiters gestellt wird.


Benachrichtigung bei überzogenem Überstundenkonto Hier können Sie den Hinweisgrad "Warnung" oder "Fehler" festlegen, sobald ein Mitarbeiters sein Überstundenkonto überzieht.


- Module: An dieser Stelle erfolgt die Aktivierung des Überstunden Moduls.


Hinweis: Alle unter der Rubrik "Erweitert" vorgenommenen Änderungen müssen abschließend über die Schaltfläche "Speichern" rechts unten auf der Globale Einstellungen-Maske gesichert werden.


Hinweis: Sofern einige unter der Rubrik "Erweitert" getroffene Einstellungen einen Programm-Neustart erfordern, erhalten Sie links unten auf die BenutzeroberflächenStatusleiste folgende blinkende Neustart-Aufforderung
Us25b1.png


Benutzerdefinierte Felder

Unter dem Reiter "Benutzerdefinierte Felder" haben Sie im oberen Fensterbereich unter der Rubrik "Benutzerinformationen" > "Intern" die Möglichkeit Felderzur Hinterlegung von weiteren Mitarbeiterinformationen hinsichtlich Sichtbarkeit freizuschalten. Diese Informationen können, sofern auf Sichtbarkeit eingestellt, unter den Benutzerdaten > Reiter "Datenfelder" und in verschiedenen Auswertungen abgebildet werden.

Us26b1.png


Standardmäßig werden vom Programm folgende vordefinierte Felder vorgegebenen:


- Firma

- Position

- Familienstand


Im sich darunter befindenden Bereich "Benutzerdefiniert" können Sie über die Schaltflächen "Hinzufügen" und "Entfernen" eigene benutzerdefinierte Felder hinzufügen bzw. entfernen.


Hinweis: Die Datenpflege dieser Felder erfolgt in einem weiteren Schritt in der jeweilige "Benutzerdaten"-Maske eines jeden im UrlaubsManager eingepflegten Mitarbeiters unter dem Reiter "Datenfelder".

Im unteren Fensterbereich "Personalqualifikationen überwachen" können Sie über die

"Hinzufügen"- und "Entfernen"-Schaltflächen "Qualifikationen von Mitarbeitern" einpflegen. Die hier prozentual vorgegebenen Werte dienen zur Gewährleistung / Überwachung, dass Abteilungen bei Abwesenheit von mehreren Mitarbeitern im gleichen Zeitraum, stets mit ausreichendem notwendigen qualifiziertem Personal besetzt sind.


Hinweis: Für die Nutzung der Funktion "Personalqualifikationen überwachen" benötigen Sie das Urlaubsmanager Zusatzmodul "Qualifikationen und Zusatzleistungen".

Us27b1.png


Definieren Sie zuerst die gewünschte Kategorie, indem Sie die Schaltfläche "Kategorie hinzufügen" anwählen (z. B. Kategorie PC-Skills) und in einem zweiten Schritt weisen Sie die Qualifikation per Schaltfläche "Qualifikation hinzufügen" (z. B. Qualifikation Excel) zu. Abschliessend legen Sie noch die Prozentzahl an der vom Unternehmen gewünschten Mindestverfügbarkeit einer Qualifikation für eine Abteilung fest. Sie können die Qualifikationen-Funktionalität jeweils mit "JA" aktivieren oder bei Bedarf mit "NEIN" deaktivieren. Im Falle einer Unterschreitung der hier vorgegebenen prozentualen Mindestverfügbarkeit für eine Qualifikation, wird vom System eine Warnmeldung an die entsprechenden verantwortlichen Mitarbeiter versendet.

Us28b1.png


Meine Einstellungen

Unter dem "Administration/Einstellungen" Menüpunkt "Meine Einstellungen" Us29b1.png erscheint das Fenster "Lokale Optionen":

Us29b2.png

Unter dem Reiter "Darstellung" definieren Sie u. a. Ihr persönliches Layout Ihrer UrlaubsManager Hauptansicht:

Us29b3.png

Unter dem Reiter "Benachrichtigungsoptionen" nehmen Sie Einfluss auf die Kalendersynchronisation und unter dem Reiter "Weitere Optionen" können Sie neben der Sprachauswahl auch "automatischen Programm-Updates" aktivieren.


Darstellung des Abwesenheitskalenders

Unter dem Reiter "Darstellung" haben Sie die Möglichkeit die UrlaubsManager Hauptansicht

individuell nach Ihren Wünschen einzurichten:

Us30b1.png


Bereich "Optionen"


Hier können Sie einstellen, ob Sie im Kalender in der Hauptansicht folgende Informationen angezeigt bekommen möchten mittels Setzen eines Hakens:


- Stellvertretungen anzeigen (s.Bsp. u.)

Us30b2.png

- Abgelehnte Einträge anzeigen (s.Bsp. u.)

Us30b3.png

- Projekte anzeigen (s.Bsp. u.)

Us31b1.png

- Ein- und Austrittsdatum beachten (s.Bsp. u.)

Das Eintrittsdatum wird durch ein grünes Dreieck in der oberen rechten Ecke gekennzeichnet

Us31b2.png

Zudem wird vor dem Eintritts- und nach dem Austrittsdatum die Zeitleiste des ehemaligen Mitarbeiters durch eine horizontale graue Schraffur dargestellt (s.Bsp. u.)

Us31b3.png

- Beschriftungen in der Hauptansicht anzeigen


Hiersetzen Sie die Einstellung, ob die zuvor aktivierten Optionen mit Beschriftungen in der Hautpansicht dargestellt werden, oder ob die Informationen nur durch Farbhinterlegungen bzw. Schraffuren in der Hauptansicht dargestellt werden sollen.


Hinweis: Wenn Sie auf eine Beschriftung in der Hauptansicht verzichten, erhalten Sie dennoch, wenn Sie mit der Maus über die in der Kalenderansicht farblich gekennzeichneten Einträge navigieren, eine "Quick-Info (Tooltip)", die die sich hinter dem Eintrag verbergende Information anzeigt.


- Personalnummern anzeigen


Bei Aktivierung werden die Personalnummern in der Hauptansicht angezeigt (s.Bsp. u.). Voraussetzung hierfür ist, dass zuvor in den Benutzerdaten der jeweiligen Mitarbeiter unter dem Reiter "Information" > Rubrik "Stammdaten" eine Personalnummer eingepflegt wurde.

Us32b1.png

- ausgeblendete Benutzer anzeigen


Wenn Sie die Darstellung "ausgeblendete Benutzer anzeigen" gewählt haben, wird der entsprechende Mitarbeiter, den Sie zuvor unter der Hauptmenüleiste


Abwesenheitsverwaltung > Menüpunkt Us32b2.png der Ausblendung zugewiesen haben "ausgegraut" angezeigt (s.Bsp. u.):

Us32b3.png

- Kommentarmarkierungen anzeigen


Wenn Sie das Feld Kommentarmarkierung mit einem Haken aktivieren, wird der Kommentar aus einem An-/Abwesenheitsantrag zusätzlich zur entsprechenden An-/Abwesenheitskategorie im "Quick-Info (Tooltip)" angezeigt (s. Bsp. u.

Us32b4.png


- Vollständigen Abteilungspfad anzeigen


Wenn Sie Unterabteilungen (s. Bsp. u.) in der Kalenderansicht mit angezeigt bekommen möchten, müssen Sie an dieser Stelle die entsprechende Einstellung vornehmen:

Us33b1.png

- Personalstärke anzeigen

Hinweis: Die aktuelle firmen- und abteilungsbetreffend zur Verfügung stehende Personalstärke ist nur nach Einbindung des UrlaubsManager 4 Zusatzmoduls Personalstärke anwähl- und einstellbar.


Sie bekommen hiermit die täglich zur Verfügung stehende Personalstärke jeder Organisationseinheit angezeigt (s.Bsp. u.):

Us33b2.png

Bereich "Mitarbeiter sortieren nach"


An dieser Stelle können Sie festelegen nach welcher der Sortierung die Mitarbeiter in der Hauptansicht dargestellt werden sollen.

  • Vorname
  • Personalnummer
  • Position
  • Nachname


Bereich "Farben Kalenderansicht"


Legen Sie in diesem Bereich Ihr persönliches Farbschema für Ihre UrlaubsManager Hauptansicht fest, in dem Sie den Optionen

  • Arbeitstage
  • Freie Tage
  • Linienfarbe
  • Selektionlinienfarbe

eine Farbe durch das hier angebotene Farbschema zuweisen.


Bestätigen sie alle Ihre zuvor getroffenen Einstellungen jeweils mit den Schaltflächen Us33b3.png und Us33b4.png.


Bereich "Farbgallerie Benutzeroberfläche"


Hier haben Sie wie folgt die Auswahl Ihr persönlich bevorzugtes Farbschema für Ihre Benutzeroberfläche zu wählen:


Bestätigen sie Ihre getroffenen Einstellungen jeweils mit den Schaltflächen Us34b7.png und Us34b8.png.


Bereich "Kalenderstart"


Hierstellen Sie ein, in welchem Monat der Kalender in der Ansicht starten soll, Sie haben folgende Auswahl

  • Start des Geschäftsjahres
  • Aktueller Monat
  • Januar


Bestätigen sie Ihre getroffenen Einstellungen jeweils mit den Schaltflächen Us35b1.png und Us35b2.png.

Benachrichtigungsoptionen

Wenn Sie den AddWare UrlaubsManager MS Exchange Synchronisationsdienst im Einsatz haben (s. auch www.addware.de > Downloads > UM4 Synchronisationsleitfaden und SyncService Anleitung), können Sie in diesem Fenster diverse Synchronisationseinstellungen vornehmen.

Us35b3.png

Bestätigen sie Ihre getroffenen Einstellungen jeweils mit den Schaltflächen Us35b4.png und Us35b5.png.


Weitere Optionen

Unter dem Reiter "Weitere Optionen" können Sie eine Sprachauswahl treffen (Deutsch/Englisch) und ferner bestimmen, ob die Funktion bzgl. "automatischer Updates" aktiviert werden soll.

Us36b1.png

Darüber hinaus haben Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, die "ausgeblendeten Warnmeldungen wieder anzeigen" zu lassen.


Bestätigen Sie Ihre getroffenen Einstellungen jeweils mit den Schaltflächen Us36b2.png und Us36b3.png.


Benutzerverwaltung

Unter dem Menüpunkt Administration/Einstellungen > Benutzerverwaltung können Sie, dargestellt im Format eines Verzeichnisbaumes, Ihre Unternehmensorganisationseinheiten sowie Abteilungen, Unterabteilungen etc. anlegen und den jeweiligen Mitarbeiterstamm hinzufügen. Die Vorgehensweise wird in den nächsten Kapiteln genauer beschrieben.

Us36b4.png

Abteilungsverwaltung

Im linken Bereich des Benutzerverwaltungsfensters können Sie die Organisationseinheiten (Firmenstruktur) Ihrer Firma in Form eines Verzeichnisbaumes erstellen.


Mit den Schaltflächen (v.l.n.r.) haben Sie die Möglichkeit Abteilungen hinzuzufügen, zu löschen (Hinweis: hierbei sofern kein Mitarbeiter eingepflegt ist!) oder zu bearbeiten.

Us37b1.png

Tipp: Sie erreichen die zuvor beschriebenen Funktionen ebenfalls durch Betätigung der rechten Maustaste im Bereich der Organisationseinheit. Wählen Sie hierfür den Firmenname oder die Abteilung an, so dass sie farblich blau gekennzeichnet ist und betätigen Sie anschliessend die rechte Maustaste und wählen die gewünschte Funktion (s. Abb. u.) aus. Zudem können Sie an dieser Stelle auch neue Mitarbeiter hinzufügen bzw. bestehende löschen.

Us37b2.png

Wenn Sie Änderungen auf der Abteilungsdaten-Ebene vornehmen möchten, können Sie den Vorgang auf drei verschiedene Weisen auslösen. Wählen Sie zunächst eine Abteilung im Verzeichnisbaum aus und

- klicken Sie anschließend die Schaltfläche Us38b1.png

- oder wählen Sie den Menüpunkt "Bearbeiten", der in dem mit einem rechten Mausklick ausgelöstes Pulldown-Menü zur Verfügung steht

- oder führen Sie einen Doppelklick auf die entsprechende Abteilung in dem vorgegebenen Firmenorganigramm aus.


Das daraufhin erscheinende Fenster Abteilungsdaten enthält drei Reiter:

Informationen, Benutzerstufen (Zuständigkeiten) und Berechtigungen:

Us38b2.png

Informationen

Unter dem Reiter "Informationen" können Sie folgende Eingaben und Einstellungen vornehmen:


  • Sie können neben dem Abteilungsnamen für jede Abteilung als visuelle Unterstützung für die Hauptkalenderübersicht eine Farbzuweisung treffen bzw. ändern.
  • Sie legen an dieser Stelle fest, wie gering die minimale Besetzung bzw. wie hoch die

maximale Abwesenheit in einer Abteilung sein darf (Anzahl der Personen wählbar).


  • Arbeitszeit: Sie können hier eine von den in den zuvor getroffenen globalen

Einstellungen abweichende tägliche Arbeitszeit für Abteilungen festlegen.


Hinweis: Beim Anlegen neuer Mitarbeiter werden diese Voreinstellungen in den neuen Benutzerdaten übernommen! Diese können jedoch anschließend individuell wieder unter den jeweiligen Benutzerdaten der Mitarbeiter modifiziert werden.


  • Benutzerdefinierte Arbeitszeit: Sie können für jeden Wochentag individuelle

Arbeitszeiten festlegen (abweichend von den globalen Einstellungen).


Die zuvor eingetragenen Arbeitstage werden im Periodischen Arbeitsplan abgebildet.

Hinweis: Im Kalender des "Periodischen Arbeitsplans" werden keine Feiertage berücksichtigt und angezeigt!

Us39b1.png

Eingabefelder des Reiters "Informationen" - oberer Bereich des Kontextmenüs:


Bezeichnung

Hier können Sie den Namen der Abteilung eintragen.


Zugewiesener MS Exchange - oder MS Outlook Kalender

Legen Sie hier je nach Ihren Voreinstellungen (s. Kap. 2.2.1 - Seite 13 ff.) einen MS Exchange- oder MS Outlook Kalender fest, in den eine Synchronisation der Einträge erfolgen soll.


Hintergrundfarbe

Hinterlegung einer Hintergrundfarbe für die Abteilung zur visuellen Unterstützung im Hauptansichtskalender bzw. auf Berichtsausdrucken.


Textfarbe

Hinterlegung einer Textfarbe der Mitarbeiternamen einer Abteilung zur visuellen Unterstützung im Hauptansichtskalender bzw. auf Berichtsausdrucken.


Personelle Mindestbesetzung

Legen Sie hier die gewünschte Anzahl einer personellen Minimalbesetzung für eine Abteilung fest. Wird der hinterlegte Wert unterschritten, erscheint eine Warnmeldung bei entsprechender Eintragserstellung der Mitarbeiter.


Hinweis: Sind unter der aktuell sich in Bearbeitung befindenden Abteilung weitere Unterabteilungen hinterlegt, so gilt der Ausschluss für die Summe der "untergeordneten" Mitarbeiter INKLUSIVE der aktiven Abteilung (sofern die Vererbungsfunktion nicht deaktiviert ist).


Maximal gleichzeitige Abwesenheiten

Legen Sie hier die maximale Personenanzahl von gleichzeitigen Abwesenheiten innerhalb von Abteilungen fest. Wird der hinterlegte Wert überschritten, erscheint eine Warnmeldung bei entsprechender Eintragserstellung der Mitarbeiter.


Hinweis: Sind unter der aktuell sich in Bearbeitung befindenden Abteilung weitere Unterabteilungen hinterlegt, so gilt der Ausschluss für die Summe der "untergeordneten" Mitarbeiter INKLUSIVE der aktiven Abteilung (sofern die Vererbungsfunktion nicht deaktiviert ist).


Eingabefelder des Reiters "Informationen" - unterer Bereich des Kontextmenüs:


Hier können Sie für eine Abteilung die allgemeingültigen Arbeitszeiten definieren.


Hinweis: Eine Eingabe an dieser Stelle ist nur erforderlich, wenn Abweichungen von den Vorgaben auf Firmenebene vorliegen (s. "Globale Einstellungen" > Register "Vorgaben").

Hier haben Sie abweichend von den Eingaben auf Unternehmensebene die Wahl zwischen

- einer Festlegung einer Tagesarbeitszeit, die anschließend automatisch für die angewählten Wochentage übertragen wird, oder


- benutzerdefinierte Arbeitszeiten - individuell nach Tagen und jeweils stundenweise einstellbar, die automatisch auf eine wöchentliche Summe hochgerechnet werden.


Hinweis: Die hier festgelegten Arbeitstage dienen der korrekten Berechnung der Urlaubstage, die sich auf die Urlaubstagevorgabe unter Administration/Einstellungen > Globale Einstellungen > im Register Vorgaben > Vorgabe Mitarbeiter: Jahresurlaub beziehen. Beispiel: Sind nur die Arbeitstage Montag, Mittwoch und Donnerstag hinterlegt, so werden bei einem Urlaubseintrag, der von Montag bis Freitag (5 Tage) vorgenommen wird, nur 3 Urlaubstage vom hinterlegten Jahresurlaubsanspruch abgezogen. Wichtig: die hier eingegebenen Stundenzahlen werden NICHT zur Urlaubstageberechnung hinzugezogen!


Benutzerzuständigkeiten

Im Kontextmenü unter Abteilungsdaten > Reiter "Benutzerstufen (Zuständigkeiten)" können Sie die Benutzerzuständigkeiten der Mitarbeiter festlegen. Das Fenster gliedert sich in drei Bereiche wie folgt:


- Abteilungsleiter mit Zuständigkeiten gemäß Priorität,

- Teamassistenten, die für die Leitungsvertretung vorgesehen sind und

- Erweiterte Benachrichtigungsregeln für hierzu definierende Mitarbeiter.

Us42b1.png

Zuständigkeiten im Detail:


Abteilungsleiter

Hier werden diejenigen Mitarbeiter in leitender Funktion eingetragen, welche für die Abteilung (und deren Unterabteilungen) zuständig sind (z.B. Abteilungsleiter). D.h. alleMitarbeiter in dieser Liste haben vollen Zugriff und alle Rechte auf die Einträge der ihnen unterstellten Mitarbeiter. Abteilungsleiter können Einträge genehmigen, ablehnen, stornieren und Einträge vornehmen. Die Abteilungsleiter in dieser Liste werden per E-Mail informiert (sofern eine E-Mail Anbindung genutzt wird) sobald ein Antrag eines Mitarbeiters gestellt wurde.


Hinweis: Einzige Ausnahme im vorgenannten ist der Abteilungsleiter selbst, sofern er sich in derselben Abteilung befindet. Soll der Abteilungsleiter ebenso volle Rechte auf seine eigenen Einträge erhalten, muss dies in den Globalen Einstellungen > Reiter "Erweitert" > Rubrik "Benutzerrechte" eingestellt werden!


Zudem steht Ihnen im Abteilungsleiter-Bereich die zusätzliche Funktion "Priorität ändern" zur Verfügung:

Us43b1.png

Mit den hier angebotenen Schaltflächen können Sie die „Rangfolge“ der Abteilungsleiter festlegen. Derjenige Abteilungsleiter, der die Priorität 1 besitzt , ist dem Abteilungsleiter mit der Priorität 2 vorgeschaltet, usw.. D.h., die Benachrichtigungen erfolgen immer in Folge der Priorität beginnend bei 1. Ist der Mitarbeiter mit Benachrichtigungspriorität 1 selbst nicht im Hause (krank, Urlaub etc.), dann erhält er eine Kopie der Benachrichtigung und der nachfolgende Abteilungsleiter mit Priorität 2 in der Liste wird informiert. Der Antragssteller wird sofort darüber in Kenntnis gesetzt welcher bzw. welche Abteilungsleiter benachrichtigt wurden.


Teamassistenten


Sobald ein Mitarbeiter in die Teamassistenten-Liste eingetragen wird, erhält dieser standardgemäß zunächst nur die Berechtigung die Einträge der Mitarbeiter innerhalb der Abteilung (und Unterabteilungen) einzusehen. Sobald ein Teamassistent mehr Rechte bekommen soll (z. B. Einträge genehmigen etc.), muss dies in den Mitarbeiterberechtigungen unter Globale Einstellungen > Reiter "Erweitert" > Rubrik "Benutzerrechte" bzw. unter Benutzerdaten > Reiter "Berechtigungen" zugewiesen werden.


Zum Hinzufügen und Entfernen von Mitarbeitern in diesem Bereich stehen Ihnen die Schaltflächen Us43b2.png und Us43b3.png zur Verfügung.


Hinweis: Bevor Sie einen "Mitarbeiter Entfernen"-Vorgang anstoßen, versichern Sie sich, dass der richtige Mitarbeiter markiert ist (nach der Mitarbeiterauswahl sollte der Name in der Liste blaueingefärbt hinterlegt sein).


Erweiterte Benachrichtigungsregeln


In diesem Bereich können Sie weitere Mitarbeiter (ohne Leitungsfunktion) einfügen, die über An- /Abwesenheitseinträge von Abteilungskollegen und ggf. deren Antrags-Status informiert werden müssen.


Nachdem mittels der Schaltfläche Us44b1.png ein vorgesehener Mitarbeiter ausgewählt wurde, können im darauffolgenden Fenster (s. Abb. u.) die entsprechenden Antragstypen und deren Status per Setzung eines Hakens ausgewählt werden (z.B. Benachrichtigung wird bei Urlaubsgenehmigung und -stornierung gewünscht).

Us44b2.png

Abteilungsberechtigungen

Unter dem Kontextmenü Abteilungsdaten > Reiter "Berechtigungen" können Sie abteilungsgültige Berechtigungen vergeben, die nur für die Abteilungsangehörigen

Mitarbeiter relevant sind:

Us44b3.png

Über die Schaltflächen am rechten Fensterrand, s. Abb u.,

Us44b4.png


haben Sie die Möglichkeit per Mausklick auf die Schaltflächen "Vollzugriff" bzw. "Administration" eine vom Programm vordefinierte Zusammensetzung von Berechtigungen wie folgt zu vergeben:


- Vollzugriff: Es werden alle Berechtigungen gesetzt, die für einen Vollzugriff auf das Programm notwendig sind


- Administration: Es werden alle Berechtigungen gesetzt, die für administrative Zwecke benötigt werden


Hinweis "Von Benutzer": diese Funktion steht z. Zt. nur auf Benutzerdaten-Ebene zur Verfügung!


- Alle entfernen: Es werden alle gesetzten Berechtigungen entfernt


Folgende Berechtigungen stehen Ihnen auf Abteilungsebene zur Verfügung:


Abteilungen - Eigene Abteilung einsehbar


Abteilungen - Einsehen aller fremden Abteilungen erlaubt


Abteilungen - Einsehen aller untergeordneten Abteilungen erlaubt


Abteilungen - Einsehen der Abteilungen bis zur nächst höheren Ebene erlaubt


Administration - An-/Abwesenheiten

Der Mitarbeiter darf die An- und Abwesenheitsverwaltung administrieren.


Administration - Benutzer

Der Mitarbeiter darf die Benutzerverwaltung administrieren.


Administration - Feiertage und Ferien

Der Mitarbeiter darf die Landes- und Regionseinstellungen sowie die Feiertage und Ferientermine administrieren.


Administration - Globale Einstellungen

Der Mitarbeiter darf die Globalen Einstellungen administrieren.


Administration - Lizenzen

Der Mitarbeiter darf die UrlaubsManager Lizenzen administrieren.


Administration - Projekte

Der Mitarbeiter darf Projekte administrieren.


Administration - Überstunden

Der Mitarbeiter darf die Überstundenverwaltung administrieren


Berichte - Der Mitarbeiter darf alle im Programm vorliegenden Berichte nutzen.


Datenbank - Export - Der Mitarbeiter darf Daten aus der Datenbank exportieren.


Datenbank - Import - Der Mitarbeiter darf Daten in die Datenbank importieren.


Drucken - Jahres und Monatsdruck deaktivieren

Diese Funktion verhindert, dass Jahres- und Monatsdrucke ausgeführt werden können.


Einträge - Alle Statusänderungen erlaubt

Erlaubnis, dass ein Mitarbeiter alle Statusänderungen von An-/Abwesenheitseinträgen vornehmen darf.


Einträge - Darf im Antragsmodus den Antragssteller ändern

Ein Mitarbeiter kann normalerweise nur für sich selbst einen Antrag stellen. Ist diese Berechtigung gesetzt, kann er mittels des Feldes "Wer" in der Antragsmaske den Antragssteller ändern und somit Anträge für andere Mitarbeiter erfassen.


Einträge - Deaktivierte Kalendereinträge bearbeiten

Der Mitarbeiter darf auch die als deaktiviert definierten Einträge einsehen und ändern.


Tipp: Die Berechtigung "Einträge - Deaktivierte Kalendereinträge bearbeiten" erlaubt den Mitarbeitern auch die als deaktiviert definierten Einträge einzusehen und zu ändern. Generell sind deaktivierte Einträge für Mitarbeiter nicht mehr änderbar.


Einträge - Eigene Überstunden bearbeiten

Der Mitarbeiter darf seine eigenen Überstunden verwalten.


Einträge - Halbe Tage zulassen

Der Mitarbeiter darf in der Antragsmaske "halbe Tage" auswählen.


Einträge - Kalendereinträge anderer Benutzer in derselben Abteilung bearbeiten

Der Mitarbeiter darf Anträge seiner Abteilungskollegen bearbeiten.


Einträge - Krankheitseinträge anzeigen

Diese Funktionalität erlaubt, dass Krankheitseinträge in der Kalenderansicht angezeigt werden.


Einträge - Mehrfachgenehmigungen nachtragen erlaubt

In der Regel müssen im Falle von Mehrfachgenehmigungen mindestens 2 zuständige Mitarbeiter einem Antrag zustimmen. Hat ein Mitarbeiter diese Berechtigung gesetzt, kann er nachträglich genehmigte Einträge trotz Mehrfachgenehmigung erfassen. Dies gilt jedoch ausschließlich für nachgetragene Einträge (d.h. vergangene Einträge).


Einträge - Nur An- oder Abwesenheit einsehbar

In der Hauptansicht wird nur noch dargestellt, ob es sich um eine An- oder Abwesenheit handelt.

Hinweis: Ausnahmen bilden in diesem Sachverhalt die eigenen Einträge des Mitarbeiters und darüber hinaus darf der Abteilungsvorgesetzte in jedem Fall für seine Abteilung(en) die Einträge der Mitarbeiter vollständig einsehen.


Einträge - Überstunden der Abteilung bearbeiten

Der Mitarbeiter darf die Überstundenverwaltung seiner Abteilung übernehmen.


Jahresurlaubswerte bearbeiten erlaubt

Der Mitarbeiter darf sämtliche Jahresurlaubstabellen editieren und damit die Resturlaubs oder Jahresurlaubsdaten modifizieren.


Mitarbeiter - Darf ausgeblendete Benutzer sehen

Teamassistent - Darf beantragte Einträge erstellen

Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Teamassistent zugeordnet, darf er Einträge für die Abteilungskollegen vornehmen. Er darf bei dieser Funktion allerdings nur die Einträge mit dem Status "Beantragt" speichern.


Teamassistent - Darf beantragte und genehmigte Einträge erstellen (Ausnahme: Urlaub)

Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Teamassistent zugeordnet, darf er Einträge für seine Abteilungskollegen vornehmen. Die Anträge dürfen mit Status "beantragt" oder auch "genehmigt" gespeichert werden. Jahresurlaubsspezifische Einträge darf der Teamassistent jedoch nicht vornehmen.


Hinweis: Dem Teamassistenten ist es erlaubt alle Anträge einzusehen.


Teamassistent - Darf Krankheitseinträge erstellen

Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Teamassistent zugeordnet, darf er Einträge der Kategorie "Krankheitseintrag" mit jedmöglichem Status erstellen.


Teamassistent - Darf selbsterstellte Einträge stornieren

Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Teamassistent zugeordnet, darf er Einträge innerhalb der Abwesenheitsverwaltung stornieren, die erzuvorselbst eingetragen hat.


Teamassistent - Vollzugriff (Alle Statusänderungen erlaubt)

Ist der Mitarbeiter einer Abteilung als Teamassistent zugeordnet, darf er Einträge für die Abteilungskollegen vornehmen. Alle Statuseintragsarten und -änderungen sind bei dieser Funktion erlaubt.


Terminleisten verwalten

Der Mitarbeiter darf die Terminleisten administrieren, d. h. er kann neue erstellen und Inhalte von bestehenden Terminleisten bearbeiten.


Web-Zugriff über Web-Access erlaubt (Intranet)

Diese Option gilt nur, wenn Sie auch die Web-basierte Lösung des UrlaubsManagers (WebModul, ein Zusatzmodul) einsetzen und die Mitarbeiter als aktive Benutzer im Programm geführt werden. Jeder aktive Mitarbeiter muss in diesem Fall zwingend diese Berechtigung aktiv gesetzt haben, um auf das WebModul zugreifen zu können.


Zeitleiste - Nur 30 Tage in der Vergangenheit einsehbar

Diese Funktion erlaubt es dem Benutzer in der Hauptkalenderansicht nur die letzten 30 Tage in der Vergangenheit einzusehen (siehe Bilder).


Hinweis: Die Abteilungsdaten- Kontextmenü-Rubrik "Zugewiesene Abteilungsberechtigungen" greift nur auf der Benutzerdaten-Ebene und ist an dieser Stelle ohne Funktion!


Verlassen Sie das Kontextmenü nach Änderungen mit der Schaltfläche Us48b1.png.

Mitarbeiterverwaltung

Über den Reiter "Administration / Einstellungen" gelangen Sie in die "Benutzerverwaltung". Im rechten Bereich der "Benutzerverwaltung" sind die eingepflegten und zu verwaltenden Mitarbeiter gelistet.

Us49b1.png

Für Verwaltungszwecke stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:


Einen neuen Mitarbeiter hinzufügen:


Hierbei stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Nutzen Sie z. B. hierfür die folgende Menüleiste auf der rechten Seite der Benutzeroberfläche

Us49b2.png

Wählen sie zuvor die entsprechende Abteilung im sich links befindenden Firmenorganigramms aus, in der der neue Mitarbeiter hinzugefügt werden soll, und wählen Sie anschließend die Schaltfläche "Benutzer hinzufügen" Us49b3.png.


2. oder aktivieren Sie per rechtem Mausklick auf einer im Firmenorganigramm aufgeführten Abteilung (linke Benutzeroberflächenseite) und wählen aus dem sich daraufhin öffnenden Pulldown-Menü den Menüpunkt Punkt "Mitarbeiter hinzufügen" aus (s. Abb. u.)

Us49b4.png

Einen Alias für einen Mitarbeiter anlegen:


Über die Schaltfläche Us50b1.png des zuvor abgebildeten Menüs legen Sie für einen Mitarbeiter einen "Alias" an.


Alias: Wenn Sie einen Mitarbeiter, der abteilungsübergreifend agiert und auf Grund dessen in einer weiteren Abteilung als der er bereits zugeordnet ist, anzeigen lassen möchten (z. B. wenn ein Abteilungsleiter fürzwei Abteilungen verantwortlich ist und in beiden Organisationseinheiten "gesehen" werden soll), können Sie für diesen Mitarbeiter einen Alias erstellen.


Wählen Sie zunächst einen Mitarbeiter aus der Mitarbeiterliste aus und nach Betätigung der

Us50b2.png Schaltfläche weisen Sie ihn der Abteilung zu, in der der Mitarbeiter als Alias erscheinen soll:

Us50b3.png

Der Alias wird in der entprechenden Abteilung farblich grau hinterlegt dargestellt, s. folgende Abbildung:

Us50b4.png

Sie können einen Alias wieder löschen in dem Sie nach Auswahl des Alias die Schaltfläche

Us50b5.png betätigen oder über die rechte Maustaste "Benutzer löschen" anwählen.


Löschung eines Mitarbeiters:

Sie erfolgt durch die Schaltfläche Us51b1.png oder mittels des entsprechenden Menüpunktes im bereits zuvor erläuterten Kontextmenüs (s. Abb. u.)

Us51b2.png

Benutzerdaten bearbeiten:

Sie können durch Auswahl eines Mitarbeiters und der anschliessenden Betätigung der Schaltfläche Us51b3.png, oder durch Doppelklick mit der Maus auf den Benutzernamen die Benutzerdaten bearbeiten.


Gelöschte Mitarbeiter wiederherstellen:

Mit der Schaltfläche Us51b4.png können Sie bereits gelöschte Mitarbeiter wieder in den aktuellen Personalstamm und in der entsprechenden Abteilung integrieren, in dem Sie im folgenden Fenster den entsprechenden Benutzer anhaken und abschließend durch die SpeichernSchaltfläche die Löschung rückgängig machen.

Us51b5.png


Tipp: Generell können Sie jederzeit einen Mitarbeiter auch einfach durch Drag & Drop(verschieben & ablegen) von der Mitarbeiterliste in eine andere Abteilung verschieben. Markieren Sie hierzu den entsprechenden Mitarbeiternamen auf der rechten Seite in der Mitarbeiterliste und "ziehen" Sie diesen - dabei die linke Maustaste gedrückt haltend - auf die linke Seite (Firmenstruktur) in die entsprechende Abteilung und "legen" den Mitarbeiternamen dort ab, indem Sie die Maustaste loslassen. Sie erhalten im Anschluß folgende System-Nachricht (s. Abb. u.), die Sie mit der JA-Schaltfläche bestätigen, bzw. mit Nein, wenn Sie die Aktion abbrechen möchten.

Us52b1.png


Mitarbeitersuche:

Sofern viele Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen vorliegen, kann die folgende Suchfunktion Sie bei der Mitarbeitersuche hilfreich unterstützen:

Us52b2.png

Tippen Sie einfach den Namen des gesuchten Mitarbeiters in das dafür vorgesehene Feld und betätigen die "Fernglas"-Schaltfläche (s. Abb. o.). Bei Erfolg wird Ihnen der gesuchte Mitarbeiter im Listenbereich angezeigt

Information

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter hinzufügen, erscheint das folgende Fenster "Benutzerdaten" mit sechs Reitern:


Information, Urlaubsdaten, Abhängigkeiten, Berechtigungen, Datenfelder und Memo.

Hinweis: Sie können das Benutzerdatenfenster jederzeit wieder in der Benutzerverwaltung oder in der Abwesenheitsverwaltung durch das Anwählen eines Mitarbeiters per MausDoppelklick auf den jeweiligem Mitarbeiternamen öffnen!

Us53b1.png

Unter dem Reiter "Information" ist standardmäßig die Schaltfläche "Benutzer hinzufügen: Manuell" aktiv:

Us53b2.png

Sofern Sie in Ihrer Systemumgebung Active Directory nutzen, haben Sie an dieser Stelle auch die Option über die Schaltfläche "Benutzer hinzufügen: Aus Active Directory" einen neuen Mitarbeiter anzulegen (hierbei werden die Daten automatisch aus dem Active Directory übernommen).

Us53b3.png


Rubrik "Stammdaten" Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter manuell anlegen, beginnen Sie zunächst mit dem Einpflegen der Personalstammdaten:

Us54b1.png

Vor- und Nachname

Vollständiger Name des Mitarbeiters


Abteilung

Auswahl der Abteilungszugehörigkeit des Mitarbeiters


Personalnummer

Zuweisung einer Personalnummer


Feiertage (Region)

Die Auswahl definiert die Feiertagsliste, die bei der Berechnung der Urlaubstage für den Mitarbeiterzu berücksichtigen ist.


Hinweis: Eine Änderung an dieser Stelle ist nur erforderlich, wenn für den Mitarbeiter eine abweichende Feiertagsliste als der, die in den "Globalen Einstellungen" im Register "Vorgaben" unter der Eigenschaft "Vorgabe Mitarbeiter: Region (Land)" vorgegeben wurde, berücksichtigt werden soll. Die Feiertagsliste, die unter den "Globalen Einstellungen" eingestellt wurde, gilt unternehmensweit und wird automatisch an die Unterabteilungen "weitervererbt".


E-Mail

Hinterlegung der E-Mail-Adresse des Mitarbeiters (u. a. notwendig für den Synchronisationsdienst-Einsatz, s. hierzu weitere Informationen unter www.addware.de > Downloads > UrlaubsManager 4 > UM4-Synchronisationsleitfaden und Sync-Service Anleitung)


Geschlecht

Zuweisung des Geschlechts des Mitarbeiters


Geburtstag

Wenn Sie hier ein Datum hinterlegen, kann der Geburtstag des Mitarbeiters in der Abwesenheitsverwaltung angezeigt werden (gekennzeichnet durch kleines rotes Dreieck links unten in dem entsprechenden "Tageskästchen" in der Hauptansicht ). Voraussetzung für die Anzeige ist, dass unter den Globale Einstellungen > Reiter "Erweitert" > Rubrik "Ansicht" das Feld "Geburtstage im Kalender anzeigen" mit "Ja" aktiviert ist. Darüber hinaus können auch Geburtstagslisten (Abwesenheitsverwaltung >

Berichte > Bericht: Zusammenfassung: Geburtstagsliste) ausgedruckt werden.


Rubrik "Periodischer Arbeitsplan"

In diesem Kontextmenü-Bereich können Sie individuell die Arbeitszeiten für jeden Mitarbeiter definieren.


Hinweis: Eine Eingabe an dieser Stelle ist nur erforderlich, falls Abweichungen von den Firmen- bzw. Abteilungweiten Vorgaben vorliegen, die zuvor unter "Globale Einstellungen" im Register "Vorgaben" bzw. in den "Abteilungsdaten" eingestellt wurden.


Hier können Sie entweder


- die Festlegung einer Tagesarbeitszeit, die anschließend automatisch für die Wochentage, die Sie in den vorgegebenen Kontrollkästchen aktivieren, übertragen wird, vornehmen (s. Abb. u.)

Us55b1.png

oder

- benutzerdefinierte Arbeitszeiten - individuell nach Tagen und Stundenanzahl - einstellen, die automatisch auf eine wöchentliche Summe hochgerechnet werden (s. Abb. u.)

Us56b1.png

Die an dieser Stelle festgelegten Arbeitstage dienen der korrekten Berechnung der Urlaubstage eines jeden Mitarbeiters. Sind z. B. für einen Mitarbeiter nur die Arbeitstage Montag, Mittwoch und Donnerstag hinterlegt, so werden bei einem Urlaubseintrag, der von Montag bis Freitag (5 Tage) vorgenommen wird, 3 Urlaubstage vom hinterlegten Jahresurlaubsanspruch abgezogen.

Hinweis: Die hier eingegebenen Stundenzahlen werden NICHT zur Urlaubstageberechnung hinzugezogen!


Rubrik "Benutzeranmeldung"


Im unteren Bereich des Kontextmenüs können Sie die Benutzeranmeldung eines Mitarbeiters festlegen (s. folgende Abb.):

Us57b1.png

Manuelle Anmeldung und/oder WebModul-Benutzer

Wenn der Administrator einem Mitarbeiter über eine "Manuelle Anmeldung" einen aktiven Zugriff für das UrlaubsManager Programm bzw. WebModuls erteilen möchte, d. h. der Mitarbeiter darf das UrlaubsManager Programm bzw. das WebModul einsehen und bedienen, hinterlegen Sie für ihn hier

- einen Loginnamen

- und ein Passwort (dieses wird bei der "Manuellen Anmeldung" des Mitarbeiters abgefragt)

Netzwerkzuweisung ändern oder löschen:


Active Directory: Hier kann der Administrator mit den entsprechenden vorliegenden Schaltflächen Änderungen bezüglich vorliegender Active Directory Informationen vornehmen bzw. löschen.


Exchange: An dieser Stelle kann der Administrator mit den entsprechenden vorliegenden Schaltflächen Änderungen bezüglich vorliegender Exchange Informationen vornehmen bzw. löschen.


Welchen aktuellen Programmbedienungsstatus (Aktiv /Passiv) ein Benutzer besitzt, können Sie auch in der unteren Informationsleiste des Menüs ablesen:

Us58b1.png

Hinweis: Unter dem Menü "Benutzerverwaltung" erscheinen die Benutzer-Symbole für "Passive"-Mitarbeiter in der Personalliste ausgegraut: Us58b2.png.

Bereich "Stellvertretungen"

Us58b3.png

Stellvertretung

Hier kann die Voreinstellung für einen fixen Stellvertreter für den Mitarbeiter erfolgen. Über die Schaltfläche Us58b4.png können Sie aus der daraufhin erscheinenden Mitarbeiterauswahlliste den gewünschten Stellvertreter selektieren. Bei einer Abwesenheitsantragstellung wird dieser automatisch hinzugefügt. Wenn kein standardmäßig vorgegebener Stellvertreter erwünscht ist, kann über die Schaltfläche "Zurücksetzen" die Auswahl wieder aufgehoben werden.


Hinweis: Der Stellvertreter kann jederzeit in einem Antrag geändert werden!


Stellvertreter bei Antragstellung erforderlich

Aktivierung mit "Ja" ist nur erforderlich, wenn der Mitarbeiter bei der Antragstellung einen Stellvertreter hinterlegen muss.


Maximale Stellvertretungsanzahl

Voreinstellung für die maximal gewünschte Anzahl an Stellvertretungen, die der hier neu angelegte Mitarbeiterselbst durchführen darf.


Bei erreichen der maximalen Stellvertretungsanzahl


Wenn die bei derzuvor gesetzten Einstellung maximale Stellvertreteranzahl erreicht wurde, erfolgt hier die Voreinstellung mit welchem Prozdere weiterverfahren werden soll. Entweder können Sie an dieser Stelle noch weitere Stellvertregungen zulassen oder verhindern bzw. stattdessen eine Warnmeldung durch das Programm anzeigen lassen. Verlassen Sie das Kontextmenü nach Änderungen mit der Schaltfläche Us59b1.png.

Urlaubsdaten

Unter dem Reiter „Urlaubsdaten“

Us59b2.png

werden folgende Daten des Mitarbeiters eingepflegt:


Eintrittsdatum


Durch Eintrag eines Datums an dieser Stelle wird der Urlaubsanspruch des Mitarbeiters für das Eintrittsjahr automatisch berechnet. Nachdem Sie Ihre eingegeben Daten mit der Schalftfläche "Speichern" bestätigt haben, erscheint folgendes Abfragefenster, welches Sie mit "JA" bestätigen, sofern eine automatische Anpassung erwünscht ist:

Us59b3.png

Darüber hinaus dient dieses Feld zur automatischen Kalenderanzeige des Eintrittsdatums, vorausgesetzt unter den Globabelen Einstellungen > Reiter "Erweitert" > Rubrik "Ansicht" wurde das Feld "Eintrittsdatum im Kalender anzeigen" mit "Ja" aktiviert. (Darstellung in der Hauptansicht als grünes Dreieck rechts oben in einem "Tageskästchen" Us59b4.png.


Austrittsdatum


Sobald ein Austrittsdatum eingegeben wurde, wird der Resturlaubsanspruch des Mitarbeiters für das Austrittsjahr ebenfalls automatisch berechnet. Nachdem Sie Ihre eingegeben Daten in dem Benutzerdatenfenster mit der Schalftfläche "Speichern" bestätigt haben, erscheint folgendes Abfragefenster, welches Sie mit "JA" bestätigen sofern eine automatische Berechnung erwünscht ist:

Us60b1.png

Die Zeiträume vor dem Eintritts- bzw. ab dem Austrittsdatum werden automatisch durch folgende Schraffur Us60b2.png in der Kalenderanzeige gekennzeichnet.


Jahresurlaub


Hinterlegung der Tagesanzahl für den Jahresurlaubsanspruch.


Hinweis: Eine Eingabe ist hier nur erforderlich, wenn dieser Wert von der firmenweiten Vorgabe, die zuvor unter Globale Einstellungen > Vorgaben unter der Eigenschaft "Vorgabe Mitarbeiter: Jahresurlaub" getroffen wurde, abweichen sollte.


Wichtiger Hinweis: Der an dieser Stelle eingetragene Jahresurlaubswert dient als Vorgabe für das aktuelle und für die zukünftigen Jahre. Dieser Wert muss NICHT für das aktuell laufende Jahr gelten, denn im Falle eines vom Datum 01.01. bzw. 31.12. abweichendes Ein- bzw. Autrittdatums im aktuellen Jahr, weicht die Summe der Urlaubstage auf Grund der vom System vorgenommenen Berechnung entsprechend unter den "Benutzerdaten" > Reiter "Urlaubsdaten" ab.


Verfall des Resturlaubs


Datum an dem der Resturlaub des Vorjahres verfällt.


Hinweis: Eine Eingabe ist hier nur erforderlich, wenn dieser Wert von der firmenweiten Vorgabe, die zuvor unter Globale Einstellungen > Vorgaben unter der Eigenschaft "Vorgabe Mitarbeiter: Verfallsdatum des Resturlaubs" erwünscht ist.


Wenn Sie hier ein abweichendes Datum von der unternehmensbasierten Vorgabe, die unter den Globale Einstellungen eintragen wurde, einpflegen, können Sie dieses - sofern erwünscht - auf alle bestehenden Jahre für den Mitarbeiter anwenden, indem Sie die Schaltfläche "Auf alle bestehenden Jahre anwenden" anklicken. Sie erhalten im Anschluß folgende Nachricht, die Sie entsprechend mit "Ja" bestätigen oder mit "Nein" abbrechen:

Us61b1.png


Folgende Menüpunkte stehen Ihnen ferner zur Verfügung:

Us61b2.png

Durch Betätigung der Schaltfläche "Neu" erscheint das folgende Dialogfenster:

Us61b3.png

Nach Eingabe des neuen Jahres und Bestätigung mit der Schaltfläche "OK" wird ein neuer Jahreseintrag vorgenommen. Dabei werden die vorgegebenen Jahresurlaubstage an dieser Stelle automatisch übernommen.


Eine manuelle Bearbeitung/Änderung der Urlaubsdaten können Sie mit der Schaltfläche "Bearbeiten" auslösen, wenn sie zuvor ein Jahr aus der Liste ausgewählt haben.


Es erscheint folgende Eingabemaske, in welcher Sie die Urlaubsdaten z. B. für das ausgewählte Jahr bearbeiten können:

Us62b1.png

Nach Speicherung der Eingaben werden die neuen Einträge in der Übersicht abgebildet:

Us62b2.png

Hinweis: Manuell editierte Jahre können Sie an der rot hinterlegten Zeile erkennen (s. Abb. o.). Wenn Sie über den ersten Spalteneintrag des editierten Jahres mit der Maus fahren, wird in einem Tooltip angezeigt, welcher Mitarbeiter die Daten manuell geändert hat (s. Abb. nächste Seite).

Us63b1.png

Hinweis: Manuell angepasste Jahresdaten werden nicht automatisch berechnet. Sofern die Werte korrekt sind, muss nichts weiter unternommen werden. Für den Fall, dass ein Jahresübertrag nicht korrekt erscheint, können Sie über die Schaltfläche "Neu berechnen" die Urlaubsdaten aktualisieren.


Mit der Schaltfläche "Löschen" können Sie ein zuvor aus der Liste ausgewähltes Jahr löschen.

Us63b2.png

Die Schaltfläche "Eintragsübersicht" führt zu folgendem Fenster (s. Abb. u.) . Über die hierzur Verfügung stehenden sieben Reiter haben Sie die Möglichkeit, sich für den oben im Fenster zuvor definierten Zeitraum sowohl alle beantragten als auch alle Einträge, darüber hinaus die Summen der Urlaubstage, Jahresdaten und Stellvertreterangeben anzeigen zu lassen.


  • Reiter "Beantragt": Übersicht und Auflistung der beantragten Urlaubseinträge mit jeweiligem Status

Us63b3.png

Durch das Anwählen der Schaltfläche z. B. "Alles drucken" können Sie diese Liste kann auch in ein Microsoft Word-, Excel- oder in ein PDF-Format exportierten.

Us63b4.png


  • Reiter "Alle Einträge": Hier werden alle Anträge unabhängig vom Status gelistet

Us64b1.png

  • Reiter "Summen": Hier werden sowohl die Summen von Urlaubs- und Krankentage als auch die manuell eingepflegten Überstunden gelistet

Us64b2.png


  • Reiter "Überstunden": An dieser Stelle werden alle Überstunden abgebildet mit Detailinformationen

Us65b1.png

  • Reiter "Jahresdaten": Unter diesem Reiter erhält man die Übersicht wie sich der Jahresurlaubsanspruch in dem zuvor definierten Zeitraum zusammensetzt.

Us65b2.png


  • Reiter "Stellvertretung für": hier kann eingesehen werden, für wen und in welchem Zeitraum der Mitarbeiter eine Stellvertretung übernehmen darf.

Us66b1.png

  • Reiter "Vertreten von": an dieser Stelle kann man den Stellvertreter des Mitarbeiters bei seiner Abwesenheit einsehen

Us66b2.png

Alle zuvor dargestellten Ansichten können jeweils mit folgenden OptionenUs66b3.png gedruckt bzw. in ein Microsoft Word-, Excel- oder in ein PDF Format exportiert werden.

Die Schaltfläche "Jahresübersicht drucken":

Hier können Sie das gewünschte Kalenderjahr unter Einstellung folgender Druckoptionen für Jahresdruck auswählen:

Us67b1.png

Bestätigen Sie die Eingaben mit der OK-Schaltfläche, um eine Druckvorschau zu erzeugen:

Us67b2.png

Nach zufriedenstellendem Ergebnis der Ansicht können Sie bei Bedarf den Druck mit der Schaltfläche Drucken auslösen.


Sofern Sie das Überstunden Modul in den Globalen Einstellungen freigeschaltet und die An und Abwesenheitstypen "Überstunden geleistet" und "Überstunden genommen" eingerichtet haben, können Sie im rechten unteren Bereich die kummulierten Werte der Überstunden des Mitarbeiters einsehen:

Us68b1.png

Über die Schaltfläche "Details" können Sie sich weitere Informationen bzgl. der Überstunden anzeigen lassen:


Der Reiter "Jahresübersicht" erlaubt eine Überstundenübersicht gemäß Auswahl eines Jahres

Us68b2.png


Unter dem Reiter "Überstunden geleistet" werden die über die Einträge eingepflegten Überstunden (Anwesenheitstyp "Überstunden geleistet") angezeigt

Us69b1.png

Im folgenden Reiter "Überstunden genommen" werden die über einen Eintrag eingepflegten genommenen Überstunden (Abweisenheitstyp Überstunden geleistet) angezeigt:

Us69b2.png

Unter dem Reiter "Manuelle Einträge" können Sie von Hand (ohne Antrag) Überstunden einpflegen und verwalten mit den hierfürzur Verfügung stehenden Schaltfläche "Hinzufügen", "Bearbeiten", "Löschen" und "Eigenschaften" s. nächste Seite:

Us69b3.png

Verlassen Sie das Kontextmenü nach vorgenommenen Änderungen mit der Schaltfläche

Us69b4.png .


Abhängigkeiten

In der unter dem Reiter "Abhängigkeiten" erscheinenden Menüoberfläche werden die allgemeinen Abwesenheitsabhängigkeiten geregelt:

Us70b1.png


Rubrik "Genehmigungspflichtige Abwesenheiten":


Standardmäßig sind alle die unter dem Hauptmenüpunkt "An- und Abwesenheiten", die unter dem Hauptmenüpunkt angelegt wurden genehmigungspflichtig. Wenn Sie die Genehmigungspflicht beibehalten möchten, lassen Sie die Standardvoreinstellung "Wie Voreinstellung" bestehen.


Sie haben jedoch individuell für Mitarbeiter auch die Möglichkeit, diese hinsichtlich einer oder mehrerer An-/Abwesenheitskategorien von der Genehmigungspflicht zu befreien, in dem sie unter "Benutzerdefiniert" - s. folgendes Fenster - voreingestellte Haken bei den entsprechenden An- /Abwesenheitskategorien herausnehmen.

Us71b1.png

Der Abteilung hinterlegte Zuständigkeiten:


Das folgende Fensterzeigt an, welche(r) Mitarbeiter dieser Abteilung (bzw. der übergeordneten Abteilung) für diesen Mitarbeiter leitend vorgesetzt ist/sind.

Us71b2.png


Anzahl derzustimmungspflichtigen Personen:


Normalerweise kann ein einzelnerzuständiger Vorgesetzter einen Eintrag genehmigen. Setzen Sie diese Einstellung höher als "1", müssen mindestens 2 oder mehr Mitarbeiter einer Genehmigung zustimmen.


Hinweis: Generell regelt diese Einstellung nur die Zustimmungspflicht für Urlaubsanträge. In der Administration unter An-/Abwesenheiten können Sie aber auch andere Eintragsarten mehrfachgenehmigungspflichtig machen.


Gleichzeitige Abwesenheitsausschlüsse:


Hier können Sie definieren, welche Mitarbeiter nicht gleichzeitig mit einem der hier hinzugefügten Mitarbeiter abwesend sein darf. Wird eine Abwesenheitsregel verletzt, erhält der Antragssteller per Nachricht (Popup-Fenster) eine Warnmeldung.

Us72b1.png

Sofern Sie das UrlaubsManager Zusatzmodul "Qualifikationen" (kostenpflichtig) im Einsatz haben und Qualifikationen-Kategorien unter den Globalen Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder > "Personalqualifikationen überwachen" eingetragen haben, legen Sie an dieser Stelle unter der Rubrik Qualifikationen den Kenntnisstand eines Mitarbeiters für eines der hier aufgeführten Qualifikationen (z. B. Kenntnisse über ein bestimmtes SoftwareProdukt) in Prozent fest. Der Genehmiger bekommt bei Antragstellung des Mitarbeiters somit vorab rechtzeitig eine Information, wenn für die Abteilung das jeweils benötigte Minimum an Personal-Know How bei mehreren gleichzeitigen Abwesenheitsanfragen gefährdet ist und kann dann entscheiden, ob eine Antragsgenehmigung erfolgen kann.

Us72b2.png

Verlassen Sie das Kontextmenü nach Änderungen mit der Schaltfläche Us72b3.png .


Benutzerberechtigungen

An dieser Stelle können Sie über die bereits vorgegebenen abteilungsrelevanten zugewiesenen Berechtigungen (vergeben unter Abteilungsdaten > Reiter "Berechtigungen") hinaus zusätzliche individuelle Berechtigungen für die einzelnen Mitarbeiter vergeben.

Us73b1.png

Ihnen steht auf der Benutzerebene die gleiche Berechtigungsauswahl zur Verfügung wie auf Abteilungsebene.

Entnehmen Sie bitte die Erläuterungen zu den einzelnen Berechtigungen im Abschnitt Abteilungsberechtigungen


Rubrik "Zugewiesene Abteilungsberechtigungen":


Die Tabelle "Zugewiesene Abteilungsberechtigungen" im unteren Menübereich dient nur zur Information und zeigt an, welche übergeordneten Abteilungsberechtigungen bei dem ausgewählten Mitarbeiter bereits zur Verfügung stehen.

Us73b2.png


Rubrik "Sichtbarkeit":

Us74b1.png

Hier können Sie definieren, ob der Mitarbeiter in den Ansichten (Auswertungen, Abwesenheitsverwaltung) erscheinen soll.


Sichtbar: Der Mitarbeiter erscheint in allen Ansichten (Standardvorgabe)

Ausgeblendet: Der Mitarbeiter erscheint nicht mehr in den Ansichten, wenn Sie folgenden Hinweis berücksichtigen:


Hinweis: Unter Administration > Meine Einstellungen > Darstellung muss die Option "Ausgeblendete Benutzer anzeigen" und die Benutzerberechtigung sowohl unter Abteilungsdaten als auch Benutzerdaten bezüglich "Mitarbeiter - Darf ausgeblendete Benutzer sehen" deaktiviert sein. Wenn Sie die Benutzerberechtigung sowohl unter Abteilungsdaten als auch Benutzerdaten bezüglich "Mitarbeiter - Darf ausgeblendete Benutzersehen" durch einen gesetzten Haken aktiviert haben, erscheinen die "ausgeblendeten Mitarbeiter" für den jeweiligen Benutzer in der Hauptansicht "ausgegraut".


Verlassen Sie das Kontextmenü nach Änderungen mit der Schaltfläche Us74b2.png.

Datenfelder

Tragen Sie hier unter dem Reiter "Datenfelder" die geforderten Mitarbeiter-Informationen ein. Es gibt unter der Rubrik "Intern" drei fixe vom Programm vordefinierte Felder (sofern alle vom Administrator auf Sichtbar geschaltet sind), weitere benutzerdefinierte Felder befinden sich unter der Rubrik "Extern".


Hinweis: Datenfelder für die Rubrik "Extern" können unter Administration > Globale Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder erstellt werden.

Die Datenfeldersind für verschiedene Auswertungen abruf- und darstellbar.

Us75b1.png

Die unter der Rubrik "Intern" sich befindenden drei vordefinierten Felder lauten wie folgt:


1. Firma: Nur zu Informationszwecke.

2. Position: Nur zu Informationszwecke.

3. Familienstand: Nur zu Infozwecken.


Verlassen Sie das Kontextmenü nach Änderungen mit der Schaltfläche Us75b2.png.


Memo

Unter dem Reiter Memo erscheint folgendes Fenster, indem weitere Informationen eines Mitarbeiters hinterlegt werden können.

Us76b1.png

Im oberen Menübereich können Sie "Private Informationen" hinterlegen, die von der Öffentlichkeit ausgeschlossen sind.


Im darunter liegenden Bereich "Öffentliche Informationen" können Informationen eingegeben werden, die anschliessend in der Hauptansicht unter der Rubrik Mitarbeiterinformation im Zusatzinfo-Feld (s. Abb. u.) für die Öffentlichkeit sichtbar sind.

Us76b2.png

Verlassen Sie das Kontextmenü nach Änderungen mit der Schaltfläche Us76b3.png.


An-/Abwesenheitskategorien

Unter dem Hauptmenüpunkt Us77b1.png können Sie die An- und Abwesenheiten Kategorien definieren.


Es erscheint zunächst folgendes Fenster:

Us77b2.png


An-/Abwesenheitsklassen definieren

Im oberen Menübereich können Sie An- und Abwesenheitskategorien einrichten.


Hinweis: Standardmäßig sind fix die beiden Abwesenheitskategorien "Urlaub" und "Krank" vom Programm voreingestellt (keine Löschung möglich!). Hierzu lesen Sie hierzu bitte auch im nächsten Kapitel die Hinweise und Empfehlungen unter dem Punkt "Kollisionserkennung".

Us78b1.png

Mit der Schaltfläche Us78b2.png aktivieren Sie den unteren Menübereich "An-/Abwesenheiten Einstellungen".

Hier können Sie Ihre gewünschten An- und Abwesenheitskategorien wie folgt definieren:

Us78b3.png

Name

Tragen Sie hier den Namen der An- bzw. Abwesenheitskategorie ein.


Kürzel

Vergeben Sie in diesem Feld einen Kurznamen der zuvor eingetragenen Kategorie. Sofern der Platz in der Kalenderanzeige oder in einem Ausdruck für die Kategorie nicht ausreichend sein sollte, wird stattdessen das Kürzel verwendet.


Durch das Anwählen einer An- bzw. Abwesenheitskategorie im oberen Kategorielistenbereich können Sie jederzeit die Eigenschaften im unteren Bereich des Fensters unter Einstellungen modifizieren.


Empfehlung: Wenn Sie mit dem Programm auch die Überstunden der Mitarbeiter mitführen und verwalten möchten, müssen Sie sobald Sie mit dem UrlaubsManager anfangen zu arbeiten, zwei wichtige An- bzw. Abwesenheitskategorien vorab definieren: "Überstundengutschrift" und "Überstundenabzug" (s. Abb.u.). Eine weitere Voraussetzung hierbei ist, dass Sie unter den Globalen Einstellungen > Reiter "Erweitert" das "Überstunden Modul" aktiviert haben (Status "An").


Us78b4.png

An-/Abwesenheitseinstellungen

Im unteren Menübereich können Sie mit den folgenden Einstellungen und Optionen Ihre An und Abwesenheitskategorien präzise definieren:

Us79b1.png

Rubrik "An-/Abwesenheiten Einstellungen":


Hinweis: In dieser Rubrik können Sie nur einen Parameter auswählen!


Benutzerdefinierte An-/Abwesenheit

Mit dieser Einstellung versehen Sie eine Kategorie als Standardantragsart, d.h. der Jahresurlaub wird hierbei nicht berücksichtigt.


Abwesenheit mit Urlaubsabzug

Hierbei wird bei einer Antragsgenehmigung Jahresurlaub abgezogen.


Krankheitseintrag

Handelt es sich bei Ihrer neu zu vergebenden Kategorie (die abweichend von der voreingestellten Abwesenheitskategorie "Krank" eingerichtet werden soll) um eine Krankheitseintrag oder nicht?


Hinweis: Aus datenschutzrechtlichen Gründen kann es sein, dass bestimmte Mitarbeiter diese Eintragsart nicht sehen dürfen.


Urlaubssperre

Wenn Sie diese Eigenschaft für eine zu definierende Kategorie aktivieren, handelt es sich um eine Urlaubssperre. D.h. zeitgleich gestellte Abwesenheitseinträgen dürfen mit dieser Kategorie kollidieren (es erscheint eine Warnung, wenn innerhalb dieses Eintrages ein Urlaubsantrag vorliegt).


An/Abwesenheit mit Urlaubsmodifikator

Dies ist eine spezielle Einstellungsmöglichkeit mit der Jahresurlaubswerte von Mitarbeitern zu modifizieren. Sie können dies bzgl. Regeln definieren, auf welche Art und Weise dies geschehen soll. Z.B. an jedem gearbeiten Tag während des Eintrages dieser Kategorie wir ein Urlaubstag gutgeschrieben.


Überstunden geleistet (-gutschrift)

Mit dieser Einstellung können Sie eine An-/Abwesenheit für Überstundengutschriften definieren. Diese kann wie jede An/Abwesenheit im Kalender eingetragen werden.


Hinweis: Der Eintrag wird nur dann dem Überstundenkonto gutgeschrieben, wenn dieser genehmigt wurde.


Überstunden genommen (-abzug)


Hiermit können Sie eine An-/Abwesenheit für Überstundenabzug definieren. Durch einen Eintrag im Kalender können hierdurch die vorhandenen Überstunden genommen werden. Diese kann wie jede An-/Abwesenheit im Kalender eingetragen werden.


Hinweis: Der Eintrag wird nur dann auf dem Überstundenkonto abgezogen, wenn dieser genehmigt wurde!


Rubrik "Zusatzoptionen":


Hinweis: In dieser Rubrik haben Sie die Möglichket mehrere Parameter auszuwählen!


Abwesenheit / Anwesenheit

Mit diesem Parameter legen Sie fest, ob es sich bei der aktuell zu definierenden Kategorie um eine Anwesenheit oder um eine Abwesenheit handelt?


Aktiviert

Wenn Sie die Kategorie aktivieren, erscheint diese in der Hauptansicht der Abwesenheitsverwaltung und auch im Antragsformular.


Planphase im Antragsmodus

Dieser Parameter kommt zum Tragen, wenn ein Mitarbeiter nur einen Antragszeitraum vorschlagen möchte, aber den eigentlichen Zeitraum noch nicht sicher festlegen kann. Diese Antragskategorie wird in der Abwesenheitsverwaltung mit einem Ampelsymbol dargestellt, solange ersich noch in der Planphase befindet.


Hinweis: Der Abteilungsleiter bekommt erst dann die Information über einen Antrag, wenn die Planphase von dem Mitarbeiter abgeschlossen wurde.


Mehrfachzustimmungen

Eine Antragskategorie mit dieser Einstellung kann, genau wie bei der Urlaubskategorie auch, nur mit Mehrfachgenehmigungen genehmigt werden. Voraussetzung hierbei ist, dass in den Benutzerdaten > Rubrik "Der Abteilung hinterlegte Zuständigkeiten"> Feld "Anzahl der zustimmungspflichtigen Personen für eine Genehmigung" des Mitarbeiters mehr als eine geforderte Zustimmung hinterlegt ist.


Vollzugriff für Teamassistenten

Ist dieses Feld für eine Kategorie aktiviert, hat ein Teamassistent vollen Zugriff auf diese Art von Einträgen. D. h. er kann u. a. Einträge ändern, stornieren, genehmigen oder ablehnen(z.B. für eine mögliche Kategorie "Dienstreisen").


Emailbenachrichtigung

Wenn Sie eine Kategorie betreffend E-Mails versenden möchten, muss die Aktivierung dieses Feldes erfolgen.

Us81b1.png

Kollisionserkennung

An dieser Stelle legen Sie fest, ob bei einer Antragskollision eine "Warnung"- oder eine

"Kritisch"-Meldung bzw. gar keine Nachricht (Einstellung "AUS") erfolgen soll.

Us81b2.png

Beispiel: Wenn Sie die beiden Standard-Abwesenheitskategorien "Urlaub" und "Krank" mit der Kollisionserkennung "Kritisch" versehen, hat dies den Vorteil z. B. im Fall von Krankheitstagen in einem Urlaubszeitraum, dass durch die Stellung eines Krankheitsantrages automatisch der bereits vorliegende genehmigte Urlaubseintrag "gesplittet" und die Urlaubstage gemäß der Krankheitstageanzahl "gutgeschrieben" werden, sobald Sie bei der Informationsmeldung den Haken bei der Anfrage "kollidierende Einträge automatisch anpassen" setzen (s. Abb. u.). D. h. wenn der Mitarbeiter von 5 genehmigten Urlaubstagen z.B. 2 Tage krank war, werden automatisch von den 5Urlaubstagen die 2 Krankheitstage abgezogen, so dass der Mitarbeiter für diesen Zeitraum nur 3Urlaubstage in Anspruch nehmen muss.

Us81b3.png

In der Hauptansicht erscheint die Darstellung der "gesplitteten" Anträge dann wie folgt:

Us81b4.png


Rubrik "Farben":


In diesem Bereich können Sie jeder An- /Abwesenheitskategorie individuell eine Darstellungsfarbe zusweisen.

Us82b1.png

Rubrik "MS Exchange":


Wenn Sie mit einem MS Exchange Server verbunden sind, können sie hier folgende Einstellung dergestalt vornehmen,

  • ob für die vorliegende An- /Abwesenheitsart ein MS Exchange Kalendereintrag erstellt werden soll,
  • oder ob eine "Out of Office" E-Mail versendet werden soll.

Us82b2.png

Rubrik "Urlaubsmodifikator":


An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit Jahresurlaubswerte von Mitarbeitern zu modifizieren, indem Sie an dieser Stelle eine Regel definieren, auf welche Art und Weise eine Modifikation geschehen soll, z.B. bei folgender Regelung: An jedem Tag während eines Urlaubszeitraums an dem gearbeitet wird, wird z. B. ein Urlaubstag gutgeschrieben (s. Abb. u.).


Hinweis: Voraussetzung für die Nutzung des Urlaubsmodifikators ist der Erwerb des UrlaubsManager Zusatzmoduls "Qualifikationen und Zusatzarbeitsleistungen".

Us82b3.png

Schaltfläche "Benutzerdefinierte Felder":

Us83b1.png

Mit dieser Schaltfläche können Sie eigene Zusatzfelder, die auf der Antragsmaske auch mit der Option als Pflichteingabefelder erscheinen sollen, definieren. Z.B. bzgl. Dienstreisen können somit Zusatzinformationen als Pflichteingabefeldersowie Dienstreiseort, Transportmethode, Teilnehmer etc. hinzugefügt werden. Ihnen stehen für die Definition der Zusatzfelder die Schaltflächen "Hinzufügen", "Ändern" und "Löschen" zur Verfügung.

Us83b2.png

Unter der Schaltfläche "Hinzufügen" > Rubrik "Syntaxüberprüfung" stehen Ihnen drei verschiedene Feldtypen zur Auswahl zur Verfügung:

Us83b3.png

Text

Einfaches Textfeld - alphanumerisch.


Numerisch

Es werden nur Zahlenwerte angenommen.


Nur Listenwerte erlaubt

Es können nur Werte aus der Tabelle Vorgaben Listenwerte ausgewählt werden.


Rubrik "Vorgaben Listenwerte":

Die hier eingetragenen Werte stehen im Anschluss in dem Antrag als Vorgabe zur Auswahl. Sofern in der Rubrik "Syntaxüberprüfung" "Nur Listenwerte zulassen" aktiviert wurde, muss im Antrag exakt einer der vorgegebenen Listenwerte ausgewählt werden.


Us84b1.png

Rubrik "Bezeichnung":

Anzeigename des Feldes.


Rubrik "Beschreibung":

Ausführliche Beschreibung des benutzerdefinierten Feldes.


Pflichtfeld

An dieser Stelle können Sie durch das Setzen eines Hakens bestimmen, ob das zuvor benutzerdefinierte Feld ein Pflichtfeld in der Antragskategorie werden soll.

Schliessen Sie zunächst Ihre Eingaben in dem Fenster mit der Schaltfläche Us84b2.png ab, bevor Sie den kompletten Vorgang mit der Schaltfläche Us84b3.png beenden.

Projektverwaltung

Dieser Hauptmenüpunkt Us84b4.png bietet die Option Projektzeiträume im An- und Abwesenheitskalender darzustellen, indem bei den jeweiligen Mitarbeitern die Projektzeiträume, in denen sie involviert sind, im An- und Abwesenheitskalender mit einer farblichen Kennzeichnung hinterlegt werden kann. Zudem können Warnmeldungen versendet werden, falls ein Projekt angehöriger Mitarbeiter innerhalb eines Projektzeitraumes einen Abwesenheitsantrag stellt.

Us84b5.png

Us85b1.png

Durch das Anwählen der Schaltfläche Us85b2.png können Sie neue Projekte erstellen bzw. mit der Schaltfläche Us85b3.png z. B. ein abgeschlossenes Projekt löschen.


Im oberen Bereich des Kontextmenüs "Projekte" werden alle vorhandenen Projekte aufgelistet.

Us85b4.png


In der unteren linken Rubrik "Projekt" definieren Sie Projekte, indem Sie den Projektnamen, den Projektleiter und Projektzeitraum sowie die Farben mit denen das Projekt in der Abwesenheitsverwaltung dargestellt werden soll festlegen:

Us86b1.png

Über den unteren rechten Bereich "Mitglieder" können Sie die Mitarbeiter verwalten, die an dem jeweiligen Projekt beteiligt sind.


Mittels der Schaltflächen Us86b2.png können Mitarbeiter hinzugefügt bzw. gelöscht werden.

Us86b3.png

Sichern Sie Ihre vorgenommenen Änderungen mit der Schaltfläche Us86b4.png am rechten Rand des Menüs.


Sobald Ihre Eingaben gespeichert wurden, wird das neue Projekt bei den beteiligten Mitarbeitern innerhalb der Abwesenheitsverwaltung dargestellt.


Stellt ein am Projekt beteiligter Mitarbeiter während des Projektzeitraumes einen An-/Abwesenheitsantrag, wird derzu genehmigende Mitarbeiter über diesen Sachverhalt informiert.


Überstundenverwaltung

Über den Menüpunkt Us87b1.png gelangen Sie in die Überstundenverwaltung und können die "geleisteten" und "genommenen" Überstunden inklusive der kumulierten Jahreswerte der einzelnen Mitarbeiter einsehen.

Us87b2.png

Rubrik "Mitarbeiter"

Wählen Sie zuvor in dem Firmenorganigramm auf der linken oberen Menüseite die Abteilung mittels eines Mausklicks aus, deren Mitarbeiter unter der Rubrik "Mitarbeiter" gelistet werden sollen und dessen Daten Sie sich anschließend anschauen möchten.


Tipp: Möchten Sie sich alle Mitarbeiter des Unternehmens anzeigen lassen, klicken Sie auf den Firmennamen im Organigramm.

Us87b3.png


Unter der Rubrik "Jahresübersicht" wird die Überstundenbilanz des aus der "Mitarbeiter"-Rubrik ausgewählten Mitarbeiters angezeigt:

Us88b1.png

Bezüglich der Rubriken "Überstunden geleistet" und "Überstunden genommen" können Sie mit den hierzur Verfügung stehenden Schaltflächen "Ändern" und "Entfernen" nachträglich Änderungen hinsichtlich der Überstunden vornehmen.

Us88b2.png

Us88b3.png

Des Weiteren können Sie unter dem Menüpunkt "Manuelle Einträge" ebenfalls mit den hier zur Verfügung stehenden Schaltflächen "Ändern", "Entfernen" und "Neu" Daten ändern bzw. neu einpflegen:

Us88b4.png

Rubrik "Berichte"

Bei Bedarf können Sie eine Überstundenübersicht eines jeden ausgewählten Mitarbeiters über einen vordefinierten Zeitraum über folgendes Menü als Bericht ausdrucken bzw. in eine Word-/Excel- oder PDF-Datei exportieren:

Us88b5.png


Feiertageverwaltung

Unter dem Menüpunkt Us89b1.png stehen Ihnen alle Feiertage von Deutschland, Österreich und der Schweiz zur Verfügung (separiert nach Bundesländer und Kantone).

Us89b2.png

Darüber hinaus haben Sie in diesem Menü unter der Rubrik "Feiertage" die Möglichkeit neben der Änderung und Löschung von vorhandenen Feiertagen, auch zusätzliche von Ihnen definierte Tage über die "Neu"-Schaltfläche hinzuzufügen bzw. über die Schaltfläche

Us89b3.png (rechts unten oberhalb der Statusleiste) zu importieren.


Des Weiteren können Sie bei Bedarf die Feiertage auch unter den Rubriken "Feiertage bearbeiten" und "Turnus" gemäß der dort vorgegebenen Optionen modifizieren.


Eventuelle Urlaubsabzüge zu den jeweiligen Feiertagen regeln Sie über die Rubrik

"Urlaubsabzug".


Sonderfälle: Wenn z. B. in Ihrem Unternehmen der Heiligabend als "1/2 (Arbeits-)Tag" mit Urlaubsabzug voreingestellt ist, dann wird unter dieser Voreinstellung bei Einreichung eines halben Urlaubstages für den 24.12. vom System automatisch die Hälfte von einem halben Arbeitstag</U< abgezogen. <u>Dies wäre in diesem besonderen Fall nicht korrekt! Zur Umgehung dieses Sachverhalts können Sie entweder den Heiligabend in den Feiertagseinstellungen für Deutschland (nicht Bundesland!) auf „Kein Feiertag (wie Arbeitstag)“ einstellen, so dass der Mitarbeiter einen halben Tag Urlaub nehmen kann, oder Sie belassen den Heiligabend als halben Arbeitstag und lassen den Mitarbeiter dann für einen ganzen Tag Urlaub einreichen. In beiden Fällen werden dann effektiv und korrekterweise die gewünschten 0,5 Arbeitstage abgezogen.


Speichern Sie Ihre Änderungen abschließend mit der Schaltfläche Us89b4.png .


Programm-Anmeldungseinstellungen

Unter dem Menüpunkt Us90b1.png legen Sie Ihre gewünschte Programmanmeldemethode fest:

Us90b2.png

Hinweis: In diesem Fenster können sie auch mit folgender Schalftfläche das Administrator Passwort ändern: Us90b3.png


Datenbankoptionen

Unter dem Menüpunkt Us90b4.png können Sie eine Datensicherung durchführen und die Verbindung zwischen der UrlaubsManager Datenbank und dem Klienten-PC testen (s. ff. Kapitel).


Datensicherung

Wenn Sie eine Datensicherung durchführen möchten, betätigen Sie bitte die Schaltfläche


Datensicherung:

Us91b1.png

Im weiteren Verlauf folgen Sie bitte den Anweisungen:

Us91b2.png

Wenn die Datensicherung erfolgreich war, erscheint folgendes Informationsfenster:

Us91b3.png

In diesem Informationsfenster erfahren Sie ebenfalls unter welchem Verzeichnispfad das Programm eine Datensicherungsdatei (*.bak) erzeugt hat. Beenden Sie die Datensicherungsvorgang mit der "OK"-Schaltfläche.


Datenbankverbindung testen

Um die Verbindung zwischen Ihrem PC und der Datenbank zu testen, wählen Sie bitte zunächst die Schaltfläche "Datenbankverbindung" an:

Us92b1.png

Benutzen Sie bitte im darauf folgenden Programm-Assistenten die Schaltfläche "Verbindung testen", um sich mit der Datenbank zu verbinden:

Us92b2.png

Bei erfolgreicher Verbindung erscheint die folgende Nachricht:

Us92b3.png

Beenden Sie den Test mit der Schaltfläche Us92b4.png.


Datensicherung einspielen

Die Rücksicherung Ihrer Daten erfolgt über das Programm Microsoft SQL Server Management Studio, das Sie sich kostenfrei von der Microsoft Homepage im dortigen Download Center Bereich herunterladen können.


Mit diesem Programm melden Sie sich am Datenbankserver wie folgt an (s. Abb. u.):


1. Mit einem rechten Mausklick auf „Datenbanken“ können Sie eine "Datenbank wiederherstellen".

2. Im sich daraufhin öffnenden Wiederherstellungsfenster können Sie unter der Rubrik „Quelle zur Wiederherstellung“ => „von Medium“ die gewünschte Sicherungsdatei (*.bak), die standardmäßig bei einer UrlaubsManager Datensicherung (s. vorheriges Kapitel) automatisch unter C:\Program Files (x86)\Microsoft SQL Server\MSSQL.1\MSSQL\Backup (oder ggf. einen anderen von Ihnen gewählten Verzeichnispfad) abgelegt wird, anwählen.

3. Daraufhin wird im unteren Bereich dieses Fensters das Medium angezeigt, dessen 'Wiederherstellung' durch einen gesetzen Haken aktiviert wird.

4. Anschliessend wird die Zieldatenbank ausgewählt. Bitte an dieser Stelle den von Ihnen vergebenen Namen für die Microsoft SQL Datenbank aus der Auswahlliste auswählen und abschliessend auf die Schaltfläche "OK" klicken, um die Wiederherstellung anzustoßen.

Us93b1.png


Lizenzverwaltung

Über den Hauptmenüpunkt Lizenzen Us94b1.png können Sie Ihre erworbenen Lizenzen des AddWare Urlaubsmanagers und der Zusatzmodule "Personalstärke", "Qualifikationen und Zusatzarbeitsleistungen" und "Reminder" einsehen. Zudem erhalten Sie Informationen über den Lizenzstatus, z. B. können Sie einsehen wieviele der Lizenzen aktiven und passiven Status besitzen und wieviele Lizenzen aktuell im Einsatz sind. Des Weiteren können Sie hier das Enddatum Ihrer Lizenzen erfahren.

Us94b2.png

Mit der Schaltfläche "Hinzufügen" fügen Sie Ihre erworbene Lizenz-Datei (*.lic) hinzu.

Us94b3.png

Mit der Schaltfläche "Entfernen" können Sie eine Lizenz aus der Datenbank entfernen. Letztgenanntes kann notwendig sein, wenn Sie z.B. Jahreslizenzen verwenden, welche bereits abgelaufen sind und der Übersichtshalber entfernt werden können.


Aktive / Passive Benutzer


Im unteren Bereich des Fensters erhalten Sie Informationen über die aktuelle Lizenzverteilung hinsichtlich aktiver und passiver Benutzer:


Us94b4.png


Hinweis: Wenn Sie einem Mitarbeiter aktive Zugriffsrechte auf das UrlaubsManager Programm erteilen möchten, müssen Sie dem Mitarbeiter unterseinen Benutzerdaten > Reiter "Information" unter der Rubrik "Benutzerdatenanmeldung" ein Passwort vergeben (s.Abb. u.).


Us95b1.png


Passwort:

Sobald Sie ein Passwort hinterlegen, wird dieses bei der nächsten Anmeldung des Mitarbeiters abgefragt. Der Mitarbeiter ist somit als aktiver Benutzer im UrlaubsManager Programm hinterlegt.


Hinweis: Wenn Sie kein Passwort für einen im System eingepflegten Mitarbeiter hinterlegen, bleibt dieser im passiv Status und kann somit das Programm nicht nutzen!


Die Abwesenheitsverwaltung

Menüleiste Abwesenheitsverwaltung

Mit Aktivierung des Hauptmenüleistenreiters Abwesenheitsverwaltung erscheint die dazugehörige Menüleiste mit all ihren für die Abwesenheitsverwaltung notwendigen Menüpunkten. Die einzelnen Funktionen sind aufgaben basiert in 3 Bereiche zusammengefasst: "Meine Aktionen", "Mitarbeiter" und "Drucken"

Us96b1.png

Menügruppe "Meine Aktionen"

Die Menügruppe "Meine Aktionen" der Hauptmenüleiste Abwesenheitsverwaltung stellt alle wichtigen Funktionen rund um die An- und Abwesenheitsantragstellung bereit:

Us96b2.png

Einen "Antrag stellen"

An- und Abwesenheitseinträge können Sie auf folgende unterschiedliche Weise erstellen:

Us96b3.png

1. den Hauptmenüpunkt in der Abwesenheitsverwaltung (Seite 96, Bild 3)anwählen, oder


2. innerhalb der Hauptansicht einen Mitarbeiterselektieren und mit rechter Maustaste den Menüpunkt „Neuer Eintrag“ anwählen

Us96b4.png

3. oder in der Hauptansicht zunächst den gewünschten Mitarbeiter auswählen und danach im Kalender den gewünschten Urlaubstag mit einem Doppelklick anwählen, um das "Neuer Eintrag"-Kontextmenü aufzurufen.


Tipp: Wenn Sie bei einem Antrag einen Abwesenheitszeitraum für mehrere zusammenhängende Tage vorsehen, halten Sie nach der Mitarbeiterauswahl und nach einmal Anklicken des ersten Abwesenheitstages anschließend die linke Maustaste gedrückt und fahren im Kalender mit der Maus bis zu dem zuletzt gewünschten Abwesenheitstag. Somit ist der gesamte Zeitraum im Kalender markiert und die Daten werden bereits in dem sich daraufhin öffnenden "Neuer Eintrag"-Kontextmenü übernommen.


Anschließend erscheint folgendes Antragsfenster:

Us97b1.png

4. Möchten Sie in einem Arbeitsschritt gleich mehrere Einträge für gleichzeitig abwesende Mitarbeiter vornehmen, so fahren Sie bitte mit der gedrückt haltenden linken Maustaste über mehrere Mitarbeiterzeilen im Kalenderbereich hinweg. In diesem Fall werden alle in der Auswahl fallenden Mitarbeiter unter dem Feld "Wer" im Antragsfenster gelistet (s. Abb. u.):

Us98b1.png

Eingabefelder in der Eintragsmakse


Was

Hier legen Sie die An- oder Abwesenheitskategorie fest, z.B. Urlaub, Krankheit, Überstunden, Sonderurlaub, Dienstreise, Bereitschaft etc.


Wer

An dieser Stelle können Sie eine Mitarbeiterauswahl für den An- oder Abwesenheitsantrag treffen. Aktivieren Sie die Schaltfläche "Auswahl", um den gewünschten Mitarbeiter hinzuzufügen oder wählen Sie die Schaltfläche Us98b2.png , um ggf. einen bereits eingetragenen Mitarbeiterzu entfernen.


Urlaubskonto

Hier kann der aktuelle Stand des Urlaubskontos des angewählten Mitarbeiters abgelesen werden.


Stellvertretung

Ist bei dem ausgewählten Mitarbeiter in den "Benutzerdaten" im Register "Informationen" > Rubrik "Stellvertretungen" der Punkt "Stellvertreter bei Antragstellung erforderlich" auf "Ja" gesetzt, so erfolgt bei Antragstellung die Aufforderung einen Stellvertreter für den beantragenden Mitarbeiters zu stellen. Die Stellvertreterauswahl erfolgt über die Schaltfläche Us99b1.png, sofern nicht schon ein fixer Stellvertreter unter den "Benutzerdaten" im Register "Informationen" > Rubrik "Stellvertretungen" > "Stellvertretung" hinterlegt wurde. Es besteht an dieser Stelle aber auch die Möglichkeit einen von den Voreinstellungen abweichenden Stellvertreterzu wählen.


Status

Hier kann der Mitarbeiter den Status "geplant" oder "beantragt" für den Antrag setzen. Sofern ein Mitarbeiter über die entsprechenden Administrationsrechte verfügt, kann dieser auch direkt den Status "genehmigt" einstellen.


Tageszeit

An dieser Stelle besteht die Auswahlmöglichkeit: "Ganztags", "Vormittags" und "Nachmittags"


Datum

Wählen Sie in den hier vorgegebenen Feldern Ihren gewünschten Zeitraum Ihrer An- bzw. Abwesenheit.


Kommentar

Im Kommentarfeld können Sie z. B. Informationen hinterlegen, die für die Antragstellung noch wichtig und relevant sein könnten.


Hinweis: die Kommentare werden in der Kalenderansicht als Tooltip eingeblendet.


Sie beenden den Antragsvorgang mit der Schaltfläche "Speichern".


Alle Einträge im "Beantragungsstatus" stehen zur Weiterbearbeitung z. B. Genehmigung im unteren rechten Bereich der Hauptansicht unter dem Reiter "Offene Einträge" bereit:

Us99b2.png

Unter dem Reiter "Einträge aus der aktuellen Kalenderansicht" werden alle Einträge allerStatus aus dem in der Hauptansicht aktuell eingestellten Jahr aufgelistet.


Wenn Sie an dieser Stelle nur bestimmte An- /Abwesenheitskategorien gelistet bekommen möchten, treffen Sie eine entsprechende Kategorieauswahl durch Setzung eines Hakens in der sich links im Fenster befindenden Rubrik „Selektion An- /Abwesenheit“.


Weitere Informationen zu einem Eintrag können Sie nach Auswahl des Eintrags über die Schaltfläche Eigenschaften einsehen.


Fallbeispiele Antragsprozedere

Fallbeispiel: Antragsprozedere mit 1 Stellvertreter und 1 Genehmiger:


Nach Erstellung eines Urlaubsantrags erhält der Antragssteller eine Nachricht, dass zunächst der Stellvertreter benachrichtigt wurde:

Us100b1.png

Zugleich erscheint der Antrag in der Hauptansicht unter der Rubrik "Offene Einträge" mit Status "Beantragung":

Us100b2.png

Hinweis: Derzuständige Abteilungsleiter (Genehmiger) erhält erst einen Antrag zur Genehmigung, wenn zuvor die Stellvertretungssituation geklärt ist.


Der im Antrag benannte Stellvertreter (nur aktive Mitarbeiter) erhält eine Stellvertretungsanfrage über das programminterne Nachrichtensystem (oder über MS Exchange/Outlook, sofern die Mitarbeiter über ein entsprechendes Outlook-Konto verfügen, d.h. die PostfachID muss in der Benutzerdaten-Maske unter der Rubrik Benutzeranmeldung „Netzwerkzuweisung ändern oder löschen“ unter „Exchange“ des Mitarbeiters eingetragen sein und die Voraussetzung unter den Globalen Einstellungen > Option "Stellvertreter muss genehmigen (wenn aktiv)" muss gegeben sein). Nach Aktivierung der obersten Zeile im Nachrichtenfenster erscheint im unteren Bereich die Anfragenachricht:

Us100b3.png


Innerhalb der Outlook Meldung hat der Stellvertreter nun die Möglichkeit der Anfrage zuzustimmen oder abzulehnen.


Ebenfalls erscheint in der Hauptansicht unter des Rubrik "Offene Einträge" der Antrag mit aktuellem Status:

Us101b1.png

Der Stellvertreter hat nun die Optionen der Stellvertreteranfrage zuzustimmen oder abzulehnen. Nach einer Zustimmung, bekommt der Stellvertreter die Informationsnachricht dass der Antragssteller und der Vorgesetzte über die Zustimmung informiert wurden:

Us101b2.png

In der Hauptansicht unter der Rubrik "Offene Einträge" kann man ebenfalls den Genehmigungsstatus des Stellvertreters ablesen:

Us101b3.png

Darüber hinaus bekommt der Antragssteller in seinem Nachrichtenfenster auch eine Nachricht über die Stellvertretungszustimmung:

Us101b4.png

Des Weiteren erhält man in den Antragseigenschaften die Information über den Antragsstatus (hier: "Stellvertreter genehmigt"):

Us101b5.png

Der zuständige Abteilungsleiter (Genehmiger) sieht entweder in seinem Nachrichtenfenster die Information, dass der Stellvertreter zugestimmt hat und somit der Antrag in Status "Beantragung" (d. h. beim zustimmungspflichtigen Abteilungsleiter) gewechselt hat:

Us102b1.png

Oder der Abteilungsleiter kann direkt in der Hauptansicht unter der Rubrik "Offene Einträge" den Status ablesen und sofort aus diesem Fenster heraus agieren (genehmigen, ablehnen oder stornieren):

Us102b2.png

Nach einer Genehmigung des Abteilungsleiters bekommt der Abteilungsleiter zunächst folgende Informationsnachricht:

Us102b3.png

und der Antrag ist in der Hauptansicht unter der Rubrik "offenen Einträgen" entfernt worden und nur noch unter der Rubrik "Einträge aus der aktuellen Kalenderansicht" mit Status "Genehmigung" einzusehen:

Us102b4.png

Abschließend bleibt dem Abteilungsleiter im Bedarfsfall nur noch die Option einer Stornierung des Antrags möglich.

Der Stellvertreter erhält nach der Abteilungsleitergenehmigung folgende Nachricht:

Us102b5.png

Der Antragsteller erhält nach der Abteilungsleitergenehmigung folgende Nachricht:

Us103b1.png

Fallbeispiel: Prozedere Ablehnung einer Stellvertreteranfrage

Der Antragsteller erhält über die Ablehnung des Stellvertreters eine Benachrichtigung in seinem Nachrichtensystem:

Us103b2.png

Im Falle einer Stellvertretungsablehnung wird der Antrag aus dem System entfernt. Der Antragssteller muss erneut einen Antrag mit einem anderen Stellvertreter erstellen.


Einen Antrag nachträglich ändern

1. Anträge nachträglich den Zeitraum betreffend verschieben


Sie können bereits gestellte und noch nicht genehmigte An- und Abwesenheitsanträge komfortabel in der Jahreskalenderansicht - den Zeitraum betreffend - verschieben:


1. Wählen Sie zunächst in der Hauptansicht im Kalender mit der linken Maustaste den entsprechenden zu verschiebenden z. B. Urlaubstag oder einen Urlaubstag aus einem beantragten Urlaubszeitraum an und


2. - gleichzeitig den ganzen Vorgang über die Strg-Taste auf Ihrer Tastatur gedrückt haltend - verschieben Sie den farblich hinterlegten einzelnen Urlaubstag bzw. den kompletten Urlaubstageblock.

Danach erscheint das "Neuer Eintrag"-Fenster mit dem neuen Zeitraum:

Us104b1.png

Nach ggf. weiteren Modifikationen beenden Sie den neuen Eintrag mit der Schaltfläche

Us104b2.png.


Hinweis: Diese Funktion ist nicht für bereits abgelehnte Anträge, Anträge für Halbtagsabwesenheit und Projekte verfügbar!


2. Anträge nachträglich den Zeitraum betreffend erweitern


Sie können bereits gestellte und schon genehmigte An- und Abwesenheitsanträge komfortabel in der Jahreskalenderansicht - den Zeitraum betreffend - erweitern:


1. Wählen Sie zunächst in der Hauptansicht im Kalender mit der linken Maustaste den entsprechenden ersten Urlaubstag an und


2. fahren Sie mit der linken gedrückt haltenden Maustaste bis zu dem neuen letzten Tag des gewünschten Urlaubszeitraums.


Danach erscheint das "Neuer Eintrag"-Fenster:

Us105b1.png

Nach Bedienung der Schaltfläche Us105b2.png öffnet sich folgendes Informationsfenster mit dem Hinweis, dass bereits ein Eintrag in dem neu beantragten Zeitraum vorliegt:

Us106b1.png

Setzen Sie im unteren linken Bereich "kollidierende Einträge automatisch anpassen" im Kontrollkästchen einen Haken, wenn die Antragsänderung automatisch angepasst werden soll. Bestätigen Sie die Änderung abschliessend mit der "Ja"-Schaltfläche.

Us106b2.png


Einen Antrag innerhalb eines bestehenden Antragszeitraums stellen

Sie können darüber hinaus einen Antrag innerhalb eines bereits gestellten und genehmigten An- und Abwesenheitsantrags stellen. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn ein Urlaubszeitraum durch einen dienstlichen wichtigen Termin oder durch Krankheitstage unterbrochen werden muss.


1. Wählen Sie zunächst in der Hauptansicht im Kalender mit der linken Maustaste den entsprechenden Urlaubstag bzw. einen Urlaubstag aus einem beantragten Urlaubszeitraum an und


2. öffnen Sie mit der rechten Maustaste ein neues "Neuer Eintrag"-Fenster, indem sie nun den Unterbrechungsgrund unter der Rubrik Was (z.B.: Krank /Dienstreise) hinterlegen können.


Danach erscheint das "Neuer Eintrag"-Fenster:

Us107b1.png

Vorausgesetzt Sie haben zuvor bei den entsprechenden An- /Abwesenheitstypen-Definition (z. B. "Urlaub" und "Krank") die Rubrik "Kollisionserkennung" auf "Kritisch" gesetzt (s.folgende Abb.)

Us107b2.png

dann erhalten Sie nach Sendung derzuvor erstellten Einträge folgenden Kollisionshinweis:

Us108b1.png

Setzen Sie im unteren linken Bereich "kollidierende Einträge automatisch anpassen" einen Haken im vorgesehenen Kontrollkästchen, wenn eine Änderung hinsichtlich einer Anpassung vorgenommen werden soll und bestätigen Sie diese abschliessend mit der "Ja"-Schaltfläche.


Antragskonflikte

Falls es hinsichtlich eines beantragten Abwesenheitszeitraumes auf Grund z. B. durch Urlaubsüberschneidung von zwei voneinander bzgl. Stellvertretung „abhängigen“ Personen zu einem Konflikt kommen sollte, z. B. wenn die zu stellvertretende Person bereits Urlaub beantragt hat, wird der Antragsteller mit folgender Warnung vom Programm über diesen Konflikt benachrichtigt.

Us108b2.png

Der Eintragsvorgang kann an dieser Stelle mit Us108b3.png abgebrochen, oder aber auch trotz einer vorliegenden Konfliktsituation mit Us108b4.png fortgesetzt werden.


Wenn der Vorgang fortgesetzt wurde, erhält der Antragssteller im Anschluß folgende Nachricht vom System:

Us109b1.png

Nach Genehmigung des Eintrags erhält der Antragsteller folgende Nachricht:

Us109b2.png


Das Eigenschaftsfenster eines An- /Abwesenheitsantrags

Es bestehen folgende Möglichkeiten das Eigenschaftsfenster eines An-/Abwesenheitseintrags wie folgt zu öffnen:


1. einen Doppelklick auf die im unteren rechten Bereich der Hauptansicht gelisteten Einträge der Mitarbeiter ausführen,


2. oder mit rechtem Mausklick auf einen der im unteren rechten Bereich der Hauptansicht gelisteten Eintrags eines Mitarbeiters im dann erscheinenden Kontextmenü "Eigenschaften" auswählen,


3. oder einfach mit rechtem Mausklick auf den gewünschten An- bzw. Abwesenheitszeitraum des Mitarbeiters in der Kalenderübersicht das Kontextmenü aufrufen und den Menüpunkt Eigenschaften auswählen:


Folgende Informationen stellt das Eigenschaften-Fenster des Antrags zur Verfügung:


Reiter "Informationen"

Us110b1.png

Unter dem Reiter "Nachrichtenverlauf" hat man die Möglichkeit einzusehen, wann und von wem die Meldung versandt und ob sie vom Empfänger gelesen wurde.

Us110b2.png

Sie haben auch mit der jeweiligen Druckoption in diesem Fenster die Möglichkeit einen Ausdruck aller Daten vorzunehmen, um bei Bedarf eine Papierformatvorlage z. B. dem Genehmigungsberechtigten zur Unterschrift vorzulegen.


Unter dem Reiter "Sonstiges" kann an dieser Stelle noch einmal

- eine Änderung bezüglich der Stellvertretung vorgenommen werden.

Us111b1.png

- eine Sendung der Antragsmail ausgelöst

- oder der gewählte Eintrag auf Wunsch auch an dieser Stelle gelöscht werden

- oder auch an dieser Stelle die Berechnungsgrundlage für den Jahresurlaub an dieser Stelle neu berechnet werden

Us111b2.png

Beenden Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche "Schließen".


Einen Serieneintrag stellen

Bezüglich wiederkehrender Abwesenheitsereignisse, z.B. gegeben durch fixe Berufsschultage bei Auszubildenden, kann ein Serieneintrag über die Schaltflächenabfolge Abwesenheitsverwaltung > Antrag stellen > Serieneinträge erstellt werden.

Us112b1.png

Es öffnet sich im Anschluß folgendes Fenster:

Us112b2.png

Sie können in diesem Kontextmenü folgende Eintragungen vornehmen:


Serienmuster

Wählen Sie zunächst das Serienmusterzwischen täglichem, wöchentlichem und monatlichem Serieneintrag aus.


Seriendauer

Legen Sie im nächsten Schritt per Datum den Beginn so wie das Ende entweder ebenfalls per Datum oder wahlweise nach Eintragsanzahl der Serie fest. Darüber hinaus können Sie die Tageszeit und die Dauer in Tagen festlegen.


Optionen

Hier können Sie verschiedene Optionen anwählen wie z. B. der Eintrag bei Kollisionen (ggf. bei sich überschneidenden Abwesenheiten), Benachrichtigungsmails, Stellvertretungen und Ausschlüsse verfahren soll.


Serienvorschau:


Nachdem Sie die Schaltfläche Us113b1.png aktiviert haben, wird Ihnen die aktuelle Serie in einer Vorschauansicht gezeigt

Us113b2.png

Beenden Sie die Prüfung Ihrer Eingaben mit der Schaltfläche Us113b3.png.


Die Eintragsübersicht

Nach Auswahl eines Mitarbeiters in der Hauptansicht und der anschließenden Aktivierung des Menüpunkts Us114b1.png öffnet sich folgende Eintragsübersicht:

Us114b2.png

Sie erhalten unter dem Reiter "Beantragt" eine Übersicht der aktuell beantragten An- und Abwesenheiten des ausgewählten Mitarbeiters.


Weitere Informationen sowie z. B. Übersicht aller bislang erfolgten Anträge erhalten Sie nach Anwahl des Reiters "Alle Einträge".

Us114b3.png

Über den Reiter "Summen" erhalten Sie die bis dato aufgelaufenen Endsummen der einzelnen An- und Abwesenheitskategorien.

Us115b1.png

Der Reiter "Überstunden" gibt Auskunft über die bereits geleisteten Überstunden, auf welche Art und vom wem sie im System erfasst wurden.

Us115b2.png

Sie erlangen weitere Detail-Informationen hinsichtlich der Überstunden eines Mitarbeiters, wenn Sie in dieser Maske die Schaltfläche Details im unteren linken Bereich dieses Fensters anwählen.


In dem sich danach öffnenden Fenster können Sie Informationen in der Jahresübersicht, über die geleisteten und genommenen Überstunden und die manuellen Einträge ablesen.


In jedem dersich in diesem Fenster befindlichen Reiter können Sie wie gewohnt mit Hilfe der entsprechenden Schaltflächen Modifikationen vornehmen:

Us116b1.png

Us116b2.png

Us116b3.png


Us117b1.png

Unter dem Reiter „Manuelle Einträge“ können Sie außerdem noch weitere Überstunden mit der Schaltfläche Us117b2.png einpflegen:

Us117b3.png

Us117b4.png

Speichern Sie abschließend Ihre Eingaben mit der Schaltfläche Us117b5.png.


Danach gelangen Sie automatisch wieder in das Eintragsübersichts-Fenster. Sie können sich die Abwesenheits-Jahressummen aufgelistetet in einer Übersicht unter dem Reiter Jahresdaten anzeigen lassen:

Us118b1.png

Unter den Reitern „Stellvertretung für“ und „Vertreten von“ können Sie die Stellvertreter und für welche Mitarbeiter derselektierte Mitarbeiter eine Stellvertretung übernemen wird inklusive der dazugehörigen Zeiträume einsehen.

Us118b2.png

Us118b3.png


Stellvertretungen

Für welchen Zeitraum ein Mitarbeiter für eine Stellvertretung vorgesehen ist bzw. durch welchen Kollegen der Mitarbeiter vertreten wird, kann jederzeit wie folgt eingesehen und ausgedruckt werden.


Um die Liste der Stellvertretungen anzeigen zu lassen, haben aktive Benutzer folgende Möglichkeiten Einsicht zu gewinnen:


In der Abwesenheitsverwaltung über den Menüleistenpunkt Us119b1.png sehen Sie die Stellvertretungen des in der Hauptansicht angewählten Mitarbeiters,

oder

in der Abwesenheitsverwaltung über den rechten Mausklick auf dem Mitarbeiternamen im Kalenderbereich und in dem sich daraufhin öffnenden Kontextmenü "Stellvertretungen":

Us119b2.png

Hier können Sie


- die Stellvertretung für einen Mitarbeiter oder


- die Vertretung die der Mitarbeiter für einen anderen Mitarbeiter leistet einsehen.

Us119b3.png

Im Dialogfenster Eintragsübersicht können über das Register "Stellvertretung für" die Stellvertretungen angezeigt werden, die der Mitarbeiter für andere übernimmt bzw. über das Register "Vertreten von" die Einträge, wann er selbst durch andere Mitarbeiter vertreten wird.

Us119b4.png


Nachrichten

Über Abwesenheitsverwaltung > Nachrichten Us120b1.png können Sie im folgenden Menü Nachrichten verfassen, beantworten, weiterleiten und verwalten, die in Form von E-Mails weiterverarbeitet werden, wenn Sie MS Outlook/Exchange im Einsatz haben.


Im oberen Bereich dieser Maske steht Ihnen die Historie zum Postein- und Postausgang zur Verfügung.

Us120b2.png

Im unteren Bereich des Menüs können Sie über die entsprechenden Schaltflächen neue Nachrichten verfassen, beantworten bzw. weiterleiten.

Us120b3.png


Terminleisten

Terminleisten unterstützen die Personalplanung dahingehend, in dem ein bestimmter Zeitraum sowie z. B. Ferientermine, Messezeiten, Schichtpläne, Urlaubssperrzeiten etc. in der Kalenderübersicht farblich dargestellt werden kann.

Us121b1.png

Die Terminleisten-Verwaltung wird über den Abwesenheitsverwaltungs-Hauptmenüpunkt

Us121b2.png geöffnet:

Us121b3.png

Im linken Teil des Fensters können Sie vorab das Unternehmen oder eine Abteilung auswählen unter denen Sie neue Terminleisten in der Kalenderübersicht hinzufügen möchten.

Us121b4.png

Hinweis: Sie können jeder Abteilung Terminleisten hinzufügen!


Nach der Auswahl einer Abteilung können Sie im mittleren Teil des Fensters beliebig viele Terminleisten auswählen und mit Hilfe der Pfeiltasten Us122b1.png der ausgewählten Abteilung hinzufügen (bzw. auch wieder entfernen).

Us122b2.png

Um eine Terminleiste zu löschen, wählen Sie die zunächst die entsprechende Terminleiste aus und führen die Löschung anschließend mit Us122b3.png aus.

Us122b4.png


Eigene Terminleisten erstellen


Sie können über dieses Kontextmenü auch eigene Terminleisten erstellen, um z. B. Messe und Projektzeiträume, Schichtpläne etc. als Personalplanungshilfe zu hinterlegen.

Wählen Sie zunächst die Schaltfläche Us123b1.png an

Us123b2.png

und vergeben Sie im daraufhin erscheinenden Fenster einen geeigneten Namen, z. B. einen Oberbegriff, wenn Sie mehrere Ereignisse in nur einer Terminleiste abbilden möchen (z. B. hier "Messe") für Ihre neue Terminleiste.

Us123b3.png

Mit der Schaltfläche "Bearbeiten" können Sie die Einträge jederzeit editieren.


Wenn Sie zu Ihrerzuvor erstellten Terminleiste eine neue Unterkategorie (z. B. "Messe Frankfurt") mit einem bestimmten Termin hinzufügen möchten, wählen Sie bitte die Schaltfläche Neu und es öffnet sich folgendes Fenster:

Us124b1.png

Geben Sie in diesem Fenster neben einer geeigneten Bezeichnung auch den entsprechenden Zeitraum ein.


Wichtiger Hinweis: Jede neu erstellte Terminleiste muss mit der Schaltfläche Us124b2.png gesichert werden, damit keine Einträge verloren gehen!


Die neue Terminleiste "Messe" mit mehreren Ereignissen wird nach Einbindung in die entsprechende Abteilung in der Kalenderübersicht wie folgt dargestellt:

Us124b3.png

Nachträglich können Sie bereits vorhandenen Terminleisten mit der Schaltfläche Us124b4.png modifizieren. Ihnen stehen hierbei dieselben Modifikationsmöglichkeiten zur Verfügung wie bereits in den zuvor unter Us124b5.png genannten Schritten genauer erläutert wurden.


Us125b1.png


Über die Schaltfläche Us125b2.png haben Sie die Möglichkeit bereits bestehende Terminleisten aus einer älteren UrlaubsManager Version zu importieren. Navigieren Sie in dem erscheinenden Windows-Fensterzu dem Verzeichnispfad, wo die zu importierende Terminleiste gespeichert ist.


Mit der Schaltfläche Us125b3.png haben Sie die Möglichkeit neue Ferientermine herunterzuladen.

Us125b4.png

Hinweis: Beachten Sie bitte auch die Informationen Us125b5.png im unteren linken Bereich auf der Statusleiste Ihrer UrlaubsManager Benutzeroberfläche, wenn neue Terminleisten zum Download zur Verfügung stehen!


Über diese Schaltfläche erhalten Sie folgendes Informationsfenster:

Us125b6.png

Wenn Sie die Schaltfläche "Installieren" betätigen, können Sie in dem sich darauf hin öffnenden Fenster die gewünschte(n) Terminleiste(n) auswählen:

Us126b1.png

Bestätigen Sie die Auswahl anschließend mit der Schaltfläche "Installieren" und Ihre neuen Terminleisten werden im Terminleisten- Menü angezeigt und stehen zur Auswahl bereit:

Us126b2.png

Sichern Sie Ihre vorgenommenen Änderungen abschließend mit Us126b3.png.


Menügruppe Mitarbeiter

Die "Mitarbeiter" Menügruppe der Hauptmenüleiste Abwesenheitsverwaltung hält Funktionen wie folgt beschrieben bereit:

Us127b1.png

Mitarbeiter ein- und ausblenden:


Mit dem Menüpunkt Us127b2.png steuern Sie, welche Mitarbeiter in der UrlaubsManager Hauptansicht ein- bzw. ausgeblendet werden sollen.


Durch das Anhaken eines oder mehrerer Mitarbeiter(s) und das Verschieben über die Pfeil Tasten in die gewünschten Rubriken steuern Sie die Sichtbarkeit der Mitarbeiter in der Hauptansicht.

Us127b3.png

Beenden Sie ihre Einstellungen mit Us127b4.png.


Hinweis: Sofern Sie die Benutzerberechtigung sowohl unter Abteilungsdaten also auch unter Benutzerdaten "Mitarbeiter - Darf ausgeblendete Benutzersehen" durch einen gesetzten Haken aktiviert haben, erscheint der Schriftzug der die Namen der "ausgeblendeten Mitarbeiter" für den jeweiligen Benutzer in der Hauptansicht "ausgegraut" (s. Abb. u.).

Us128b1.png

Suchfeld "Mitarbeitersuchen":

Us128b2.png

Über dieses Suchfeld besteht die Möglichkeit Mitarbeiter in der Menüliste schnell zu selektieren und anzeigen zu lassen:

Us128b3.png

Tragen Sie den Namen des gesuchten Mitarbeiters in das Feld links neben der Schaltfläche Us128b4.png ein. Bestätigen Sie Ihre Auswahl anschließend mit einem Mausklick auf Us128b5.png . Es wird Ihnen nun der gesuchte Mitarbeiter in dem Fenster angezeigt.


Darüber hinaus haben Sie auch in der Hauptansicht die Möglichkeit über die Menügruppe "Mitarbeiter" Mitarbeiterzu selektieren.


Hiersteht Ihnen ebenfalls ein Suchfeld wie folgt zur Verfügung:

Us129b1.png

Tragen Sie den Namen des gesuchten Mitarbeiters in das Eingabefeld ein und bestätigen Sie anschließend mit einem Mausklick die Schaltfläche Us129b2.png Mitarbeiter suchen. Umgehend wird Ihnen der gesuchte Mitarbeiter in der Hauptansicht angezeigt.


Hinweis: Wenn Sie nach "ausgeblendeten" Mitarbeitern suchen möchten, müssen Sie unter dem Hauptmenüpunkt Administration > Meine Einstellungen > Reiter Darstellung die Option "Ausgeblendete Benutzer anzeigen" durch einen gesetzten Haken aktiviert haben.


Sie heben die zuvor beschriebenen Mitarbeiter Selektionen auf, indem Sie aus den jeweiligen Suchfeldern die Namen wieder entfernen und das leere Feld mit mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Us129b3.png bestätigen.


Menügruppe Drucken

Die Menügruppe "Drucken" in der Hauptmenüleiste "Abwesenheitsverwaltung" hält für Sie eine umfangreiche Auswahl an Berichtstypen, Monats- und Jahreskalender zum Ausdrucken bereit:

Us129b4.png


Berichte

Unter dem Menüpunkt Us130b1.png stehen Ihnen folgende Berichte zur Auswahl zur Verfügung:

Us130b2.png

Berichtsarten:


Bericht - Blanko: Antragsformular

Us130b3.png

Mit diesem Berichtstyp können Sie Blanko-Antragsformulare als Vorlage für ein gewünschtes Antragsprozedere per Papier ausdrucken.


Bericht - Detailbericht MS-Word


Mit diesem Berichtstyp haben Sie die Möglichkeit den Bericht direkt in MS-Word zu laden und bei Bedarf mit der MS-Word Funktionalität zu editieren und zu drucken. Der Bericht enthält sämtliche Urlaubsinformationen sowie Vorjahresresturlaub, ausgezahlte Urlaubstage, Jahres und Sonderurlaub, beantragte und verfallende Urlaubstage etc. über einen von Ihnen vordefinierten Zeitraum für einen zuvor ausgewählten Mitarbeiter.


Hinweis: Die Erstellung eines Detailbericht MS-Word Dokuments (s. folgende Abb.) setzt eine MS Word-Installation auf Ihrem PC voraus!


Beispiel: Jahresdaten Mitarbeiter Abwesenheit

Us131b1.png

Bericht - Diagramm: Krankheitstage

Bei diesem Berichtstyp haben Sie die Möglichkeit über einen von Ihnen vordefinierten Zeitraum die Anzahl der Krankheitstage von zuvor ausgewählten Mitarbeitern grafisch abzubilden, auszudrucken und/oder in eine Excel-Datei zu speichern.


Hinweis: Die Erstellung eines Krankheitstage-Diagramms setzt eine MS Excel-Installation auf Ihrem PC voraus!


Beispiel: Krankheitstage-Diagramm mehrerer Mitarbeiter

Us132b1.png

Bericht - Mitarbeiter: Liste


Mit diesem Bericht können Sie eine Stammdaten-Liste von zuvor ausgewählten Mitarbeitern erstellen.

Us132b2.png

Wählen Sie zuerst die gewünschte Organisationseinheit (Firma, Abteilung, etc.) aus und aktivieren Sie anschließend die Schaltfläche „Mitarbeiter hinzufügen“.


Automatisch werden alle Mitarbeiter der ausgewählten Organisationseinheit aufgelistet (inkl. Namen, Geburtstag, Geschlecht und E-Mail).


Tipp: Sie können die Namen und Organisationseinheiten alphabetisch sortieren, indem Sie auf die Listenüberschriften Name oder Abteilung klicken.


Über die Schaltfläche Us133b1.png können Sie bei Bedarf weitere Mitarbeiter hinzufügen, oder


über die Schaltfläche Us133b2.png Mitarbeiter von der Liste entfernen.


Durch die Funktion Us133b3.png haben Sie die Möglichkeit die vorliegenden Mitarbeiter-Listen in ein *.csv-Dateiformat zu exportieren bzw.


mit der Funktion Us133b4.png neu erstellte Listen im *.csv-Dateiformat abzuspeichern.


Mit Aktivierung der Schaltfläche Us133b5.png öffnet sich eine Druckvorschau (s. Abb. u.), in der Sie noch einmal die Möglichkeit haben den Bericht vor der Weiterverarbeitung einzusehen.

Us133b6.png

Abschliessen können Sie den Vorgang an dieser Stelle mit der Druckfunktion oder einem Datenexport in ein Word-, Excel-, PDF-Format.


Bericht - Jubiläumsliste


Bei diesem Berichtstyp können Sie nach Auswahl der Organisationseinheit die Jubiläumstage der ausgewählten Mitarbeiter auflisten, ausdrucken und/oder in eine Datei abspeichern.


Beispiel: Jubiläumsliste

Us134b1.png

Bericht - Mitarbeiter: Detailbericht


Bei diesem Berichtstyp handelt es sich um die gleiche Berichtsart wie unter dem zuvor beschriebenen Berichtstyp "Detailbericht MS-Word" (s. Abb. S. 131). Der Unterschied besteht darin, dass vor einer Editierung der Bericht zunächst in ein MS-Word, MS-Excel- oder PDF Format gespeichert werden muss.


Bericht - Mitarbeiter: Resturlaub / Stichtag


Bei diesem Berichtstyp können Sie zu einem von Ihnen vorgegebenen Stichtag und nach Auswahl einer Organisationseinheit samt Mitarbeiter die Urlaubstage und den Resturlaub in einer Übersicht darstellen und in ein MS-Word, MS-Excel- oder PDF-Format speichern bzw. direkt ausdrucken.

Us134b2.png


Bericht - Mitarbeiter: Stammdaten


Mit diesem Bericht haben Sie die Möglichkeit nach Auswahl des Mitarbeiters die Stammdaten des Mitarbeiters in ein MS-Word, MS-Excel- oder PDF-Format zu speichern bzw. zu drucken.

Us135b1.png

Bericht - Mitarbeiter: Überstunden


Mit diesem Bericht haben Sie die Möglichkeit in einem von Ihnen vordefinierten Zeitraum und nach Auswahl der Organisationseinheit samt Mitarbeiter die Überstunden der Mitarbeiter in ein MS-Word, MS-Excel- oder PDF-Format zu speichern bzw. zu drucken.

Us135b2.png


Bericht - Mitarbeiter: Urlaubsübersicht


Mit diesem Bericht haben Sie die Möglichkeit in einem von Ihnen vordefinierten Zeitraum und nach Auswahl der Organisationseinheit Informationen über die Urlaubstage der Mitarbeiter in ein MS-Word, MS-Excel- oder PDF- Format zu speichern bzw. zu drucken.

Us136b1.png

Bericht - Selektion: Einträge


Bei diesem Berichtstyp haben Sie die Möglichkeit nach Auswahl einer Organisationseinheit samt Mitarbeiter entweder alle Einträge oder mit einer Status-Auswahl (beantragt, genehmigt, abgelehnt, storniert, geplant) in ein MS-Word, MS-Excel- oder PDF-Format zu speichern bzw. zu drucken.

Us136b2.png

Us136b3.png


Bericht - Selektion: Monatlich (An-/Abwesenheiten)


Bei diesem Bericht haben Sie die Möglichkeit nach Auswahl eines Zeitraums, einer Organisationseinheit samt Mitarbeiter und der gewünschten Optionen eine monatlich separierte Übersicht der Daten zu erzeugen und in ein MS-Word, MS- Excel- oder PDF-Format zu speichern bzw. zu drucken.

Us137b1.png

Us137b2.png


Bericht - Zusammenfassung: Geburtstagsliste


Bei diesem Bericht haben Sie nach Auswahl einer Organisationseinheit und für die im weiteren Schritt getroffene Auswahl von Mitarbeitern die Möglichkeit einer Auflistung der Geburtstagsdaten der Mitarbeiter und diese in ein MS-Word, MS-Excel- oder PDF-Format zu speichern bzw. zu drucken.

Us137b3.png


Monatskalender

Im Menüpunkt Us138b1.png stehen Ihnen für den Druck von Monatskalendern verschiedene Optionen zur Verfügung. Durch das Setzen eines Hakens bei den gewünschten Optionen können Sie diese auf Ihrer Übersicht darstellen.

Us138b2.png

Im oberen Breich des Fensters tragen Sie zunächst einen Titel ein.

Anschließend wählen Sie darunter den Monat und das Jahr für die Ausgabe aus.
Mit der Rubrik "Monate pro Seite" legen Sie fest, ob ein oder mehrere Monate (beginnend ab dem zuvor ausgewählten Monat) auf einer Ausdruckseite dargestellt werden soll(en).


Im nächsten Schritt wählen Sie die gewünschte Terminleiste (Pulldown-Menü) an und darüber hinaus können Sie die farbliche Darstellung von Arbeits- und freien Tagen individuell zuweisen, sofern gewünscht.


In dersich im Fenster auf der linken Seite befindenden Rubrik "Optionen" bestimmen Sie welcher Inhalt in Ihrer Übersicht dargestellt werden soll.


In der Mitarbeiter-Rubrik stehen Ihnen die gleichen Optionen - wie bereits unter dem zuvor beschriebenen Hauptmenüpunkt „Berichte “ bezüglich Hinzufügung etc. von Mitarbeitern zur Verfügung.


Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit der Schaltfläche Us139b1.png.


Es öffnet sich zunächst eine Druckvorschau:

Us139b2.png

Lösen Sie nach einer Vorschauprüfung abschliessend den Druck mit der Schaltfläche

Us139b3.png aus.


Jahreskalender

Es besteht die Möglichkeit über den Menüpunkt Us140b1.png für jeden Mitarbeiter einen Jahresausdruck zu erzeugen.


Hierbei vergeben Sie zunächst im folgenden Fenster eine Überschrift und wählen im darunter liegenden Feld das gewünschte Kalenderjahr, welches Sie anstreben zu drucken, aus.

Us140b2.png

Unter dem Menübereich Druckoptionen haben Sie eine Reihe von Auswahlmöglichkeiten (Krankheitseinträge, Feiertage, Ferien etc.), die Sie durch Anhaken aktivieren können.


Zudem können Sie die farbliche Darstellung von Arbeits- und freien Tagen individuell zuweisen.


Über die Schaltfläche Us140b3.png wird zunächst eine Druckvorschau aufgerufen.

Us140b4.png

Abschließend führen Sie den Druck des Jahresberichtes mit Betätigung der Schaltfläche

Us140b5.png aus.

Darstellungsoptionen

45.png


46.jpg

Hilfe, Support, Programm Versionen

Menüleiste Hilfe

Wenn Sie bezüglich der UrlaubsManager Bedienung Hilfe, Support oder weitere Informationen hinsichtlich Programm-Updates oder Datenbankinformationen benötigten, wählen sie bitte in der Hauptmenüleiste den Menüpunkt Us141b1.png an.

Es erscheint folgende Hauptmenüleiste.

Us141b2.png

Support

Unter der Menügruppe Support Us141b3.png haben Sie die Auswahl


1. entweder Ihre Fragen per "Mail an Support" direkt an support@addware.de zu adressieren,


oder


2. auf der AddWare Website


- sich dort mit Fragen an das für Informationsaustausch vorgesehene Forum (www.addware.de/forum) zu wenden,


oder


- sich das auf der Homepage im Downloadbereich zur Verfügung stehende UrlaubsManager 4 Handbuch herunterzuladen.


Programm Versionen und Updates

Sie erhalten Informationen über Ihre aktuell verwendete UrlaubsManager Version, wenn Sie die Hauptmenüschaltfläche Us142b1.png anwählen:


Wenn Sie sich informieren möchten, ob eventuell ein neues Update zur Verfügung steht, betätigen Sie bitte die Schaltfläche Us142b2.png.

Us142b3.png

Falls Sie die aktuelle Version bereits installiert haben sollten, erhalten Sie automatisch folgende Nachricht:

Us142b4.png

Sobald eine neue Programmversion verfügbar ist, erhalten Sie folgende Information,

Us143b1.png

wenn Sie zuvor unter Administration/Einstellungen > Meine Einstellungen > Weitere Optionen unter der Rubrik „Automatische Updates“ die Einstellung "An" (s. Abb. u.) aktiviert haben.

Us143b2.png

Zur Installation des Updates melden Sie sich zunächst als Administrator mit Ihrem Administrator-Kennwort am UrlaubsManager Programm an und führen anschließend mit Betätigung der Schaltfläche Us143b3.png die Update-Installation aus:

Us143b4.png

Nach der Installation können Sie den UrlaubsManager wieder wie gewohnt starten.


Informationen zur UrlaubsManager 4 Versionshistorie erhalten Sie auf der Addware Website im Download-Bereich (www.addware.de/downloads).

Us144b1.png

Datenbank Information

Sie erhalten folgende Informationen zu der vom UrlaubsManager verwendeten Datenbank, wenn Sie die Hauptmenüschaltfläche Us144b2.png anwählen

Us144b3.png

sowie


- auf welchem PC bzw. Server die UrlaubsManager Datenbank sich befindet


- den Namen der UrlaubsManager Datenbank


- unter welchem Dateipfad die user.config Datei gespeichert ist.



Mit dieser Dokumentation verlieren alle vorher veröffentlichten Dokumentationen Ihre Gültigkeit.

Alle in dieser Dokumentation enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr und können ohne weitere Benachrichtigung geändert werden.

Die EDV SUPPORT Hartlaub GmbH übernimmt keine Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit des Inhalts und die Leistungen der erwähnten Software. Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen.

Die Namen aller Hardware- und Softwareprodukte, sowie alle Firmennamen in diesem Produkt sind eingetragen.