Zeiterfassung Anwenderhandbuch

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An- und Abmeldung am Zeiterfassungssystem

Hinweis: Die Benutzeroberflächen für PC, Tablet-Terminal und Smartphone sind identisch.

Anmeldung

Es bestehen zwei Möglichkeiten der Anmeldung am Zeiterfassungssystem.

Anmeldedaten speichern

Bei beiden zuvor genannten Anmeldungsoptionen haben Sie jeweils die Option per Setzung eines Hakens die Anmeldedaten zu speichern.

AnmeldedatenSpeichern.png

Abmeldung

Die Abmeldung am Zeiterfassungssystem erfolgt über die Schaltfläche abmelden.

Abmeldung.png

Zeiterfassung Benutzeroberfläche

Wichtiger Hinweis für den Administrator/Zeitbeauftragten:

Bevor Sie mit dem Zeiterfassung System starten, nehmen Sie bitte vorab die für ihr Unternehmen notwendigen abteilungs- und mitarbeiterweiten Einstellungen vor, s. Abschnitt „Einstellungen“.


Starten der Arbeitszeiterfassung

Nach der Anmeldung an dem Zeiterfassungssystem erhalten Sie die Meldung, dass Sie sich aktuell Im Zeiterfassungsstatus „abwesend“ befinden.

Sie lösen den Start der Arbeitserfassung aus, indem Sie die grüne Schaltfläche „Kommen“ betätigen:

Informationen und Schaltflächen

Nach Aktivierung der „Kommen“- Schaltfläche stehen Ihnen folgende Informationen und weitere Schaltflächen zur Benutzung zur Verfügung:

S3b1.png


Benutzeroberfläche nach Aktivierung der „Pausen“ - Schaltfläche

S4b1.png

Einstellungen

Hier können Sie vor Einführung der Zeiterfassung die für Ihr Unternehmen abteilungs- und mitarbeiterrelevanten Vereinbarungen hinterlegen, die bei der Zeiterfassung berücksichtigt werden sollen. Über die Schaltfläche „Einstellungen“ gelangen Sie in den Bereich „Zeiterfassung Einstellungen“:

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Auswertungseinstellungen

Im geöffneten „Zeiterfassung Einstellungen“ Fenster ist standardmäßig der Reiter „Auswertungseinstellungen“ aktiv. An dieser Stelle können Sie wie folgt mit dem Einpflegen abteilungs- und mitarbeiterrelevanter Informationen beginnen. Wichtig: Vorab wählen Sie in diesem Fenster zunächst die zu bearbeitende Abteilung und/oder Mitarbeiter aus:

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Anfangsstand der Überstunden setzen bzw. aus Urlaubsmanager übertragen

Nach der Aktivierung der Zeiterfassung, ist es wichtig den Anfangsstand des Überstundenkontos zu setzen. (Vor allem dann, wenn Sie aus dem Testlauf kommen, die Zeiten nicht regelmäßig gepflegt waren und das Zeitkonto nicht verwendbaren Wert enthält.)

Im Kontextmenü (Rechtsklick) eines Mitarbeiters wählen Sie den Eintrag "Überstunden aus Urlaubsmanager übertragen" aus.

UeberstundenAusUMUebertragen.png

Dann tragen Sie den gewünschten Kontostand des Überstundenkontos ein und speichern es.

UeberstundenAusUMUebertragen2.png

Ab diesem Zeitpunkt wird der eingetragene Wert als der Übertragswert bei der nächsten Monatsberechnung berücksichtigt. Diesen Anfangsstand können Sie ändern bis ein erster Monatsabschluss des Mitarbeiters vorliegt.

Abteilungseinstellungen

Nachdem Sie zuvor die entsprechende Abteilung ausgewählt haben aktivieren Sie die Schaltfläche „Abteilungseinstellungen

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In der sich daraufhin öffnenden Maske können Sie bei Bedarf abteilungsrelevante Werte für folgende Parameter festlegen:

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  • Übergeordnete gemeinsame Einstellungen verwenden“: hiermit können Sie festlegen, ob für die jeweilige Abteilung übergeordnete gemeinsame Einstellungen gelten sollen.
  • Rüstzeit/Wegezeit: Hier können Sie einen Wert in Minuten hinterlegen.
  • Überstundenkonto-Maximal: Hier kann ein maximaler Wert hinterlegt werden, den ein Überstundenkonto pro Mitarbeiter pro Jahr erreichen darf.
  • Überstunden (Monat) Maximal: Hier wird der maximale Wert an Überstunden fixiert, der arbeitsvertraglich eine automatische Stundenkappung von Überstunden am Ende jeden Monats erfolgen lässt, der gemäß der arbeitsvertraglich vereinbarten monatlichen Vergütung abgegolten ist.
  • Minusstunden verrechnen“: Mit Aktivierung dieser Option (Haken setzen) wird die Minusstunden-Verrechnung aktiviert.

Mitarbeitereinstellungen

Nachdem Sie einen Mitarbeiter ausgewählt haben aktivieren Sie die Schaltfläche „Mitarbeitereinstellungen“:

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In der sich daraufhin öffnenden Maske können Sie individuelle mitarbeiterrelevante Werte für folgende Parameter festlegen:

S7b2.png

  • Übergeordnete gemeinsame Einstellungen verwenden“: hiermit können Sie festlegen, ob für den jeweiligen Mitarbeiter übergeordnete gemeinsame Einstellungen gelten sollen.
  • Rüstzeit/Wegezeit: Hier können Sie einen Wert in Minuten hinterlegen.
  • Überstundenkonto-Maximal: Hier kann ein maximaler Wert hinterlegt werden, den ein Überstundenkonto pro Mitarbeiter pro Jahr erreichen darf.
  • Überstunden (Monat) Maximal: Hier wird der maximale Wert an Überstunden fixiert, der arbeitsvertraglich eine automatische Stundenkappung von Überstunden am Ende jeden Monats erfolgen lässt, der gemäß der arbeitsvertraglich vereinbarten monatlichen Vergütung abgegolten ist.
  • Minusstunden verrechnen“: Mit Aktivierung dieser Option (Haken setzen) wird die Minusstunden-Verrechnung aktiviert.

Meine Einstellungen

Unter der Rubrik „Meine Einstellungen“ können Sie Einstellungen über die individuell gewünschte Sprachauswahl und die Art des Programmstarts und der Benutzeranmeldung vornehmen:

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Information

Unter der Rubrik „Information“ finden Sie allgemeine Informationen über das AddWare ZeitErfassung Programm und über die Datenbank-Verbindung:

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Über die Schaltfläche S9b2.png können Sie Informationen über die aktuelle Datenbankverbindung einsehen und/oder ggf. Änderungen vornehmen.

Auswertung und Korrektur

Zeiterfassungsbuchungen

Nach Betätigung der Schaltfläche S10b1.png

Gelangen Sie in das „Zeiterfassungsbuchungen“ Fenster

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Hier sehen Sie zuoberst welcher Mitarbeiter aktuell angewählt ist samt Hinweis über seine Abteilungszugehörigkeit inklusive Personalnummer. Des Weiteren werden seine über den hier definierten Zeitraum Arbeitssoll- und -ist zeit ausgegeben:

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Über die Menüleiste (s. roter Rahmen u.) entscheiden Sie welche Buchungsart in der Auflistung erscheinen soll. Wählen Sie

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Wählen Sie beispielsweise „Fehlerprotokoll anzeigen“, erfolgt die Anzeige über nur ggf. vorliegende fehlerhafte Buchungen:

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In der Auflistung der Einzelbuchungen erhalten Sie sofern vorhanden weitere Informationen zu den einzelnen Buchungen wie folgt:

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Ampelsystem bzgl. Status Korrekturprozedere-Workflow am Buchungszeilenanfang ( = eine Fehlermeldung liegt vor; = Korrekturantrag wurde an den Zeitbeauftragten/Vorgesetzten versendet; = es liegt keine Fehlermeldung für den Buchungseintrag vor)

Datum: Datum der Zeitbuchung

Uhrzeit: Uhrzeit der Zeitbuchung

Tätigkeit: Art der Zeitbuchung

Projekt: noch nicht verfügbar, folgt in Kürze

Weitere Info-Felder: Buchungskommentar, Korrekturkommentar, Korrekturhinweis (System-Informationen z. B. bei Regelverletzung)

Kennzeichnung manueller Korrekturen durch Informationen erfolgt in folgenden Spalten: „Korrekturkommentar“, „Zuletzt bearbeitet“ (Uhrzeit) und „Bearbeitet von“ (Mitarbeitername) und „Status“ (bzgl. Korrekturantrag)

Neuer Buchungseintrag

Die für neue Buchungseinträge (z. B. bzgl. nachträglicher Buchungen) vorgesehene Maske, kann entweder über folgende Schaltfläche

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oder per rechtem Mausklick im Zeitbuchungen Bereich aufgerufen werden:

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Es öffnet sich daraufhin folgende Eingabemaske, die mit den entsprechenden Daten versehen und gespeichert werden kann:

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Korrekturen

Liegt eine Fehlermeldung vor (Ampelstatus rot), können Sie mit rechtem Mausklick durch Auslösung des Menüpunktes „Problem lösen“ die Korrekturmaske mit den vom Programm vorgeschlagenen Werten öffnen:

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Nachdem der Korrektur-Eintrag mit „Übernehmen“ der Daten abgeschlossen wurde, setzt das Ampelsystem den Buchungseintrag auf Status „gelb“. Dieser weist darauf hin, dass der Korrekturantrag per Benachrichtigungssystem (E-Mail) dem Vorgesetzten zur Genehmigung vorliegt.

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Das per rechtem Mausklick zu öffnende Menü bietet folgende weitere Funktionen an:

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  • Buchungseintrag bearbeiten: Hier können zu bestehenden Zeiterfassungsbuchungseinträgen Änderungen bzgl. Datum und Uhrzeit vorgenommen werden. Zusätzlich können ein Buchungs- und Korrekturkommentar eingepflegt werden.
  • Buchung genehmigen: Menüpunkt löst sofortige Genehmigung eines Antrags aus. Diese Funktion ist nur für den Administrator / Zeitbeauftragten freigeschaltet.
  • Buchung ablehnen: Menüpunkt löst sofortige Ablehnung eines Antrags aus. Diese Funktion ist nur für den Administrator / Zeitbeauftragten freigeschaltet.
  • Löschen: Veranlasst die Löschung eines Buchungseintrags.

Auswertungen

Durch Aktivierung der Schaltfläche „Auswertungen“ gelangen Sie automatisch in das „Mitarbeiterauswertungen“ Fenster.

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Mitarbeiterauswertungen

Hier können Sie Mitarbeiter- und monatsweise in der Maske blättern:

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Hinweis: weitere Auswertungen bzgl. Abteilungen etc. folgen in Kürze.

Monatsabschluss

Wenn Sie einen Monatsabschluss für einen Mitarbeiter ausführen möchten, betätigen Sie die Schaltfläche „Monatsabschluss

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Folgende Maske wird geöffnet:

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Hier können die Werte überprüft und ggf. bei Bedarf noch einmal bzgl. Kontostand geändert werden. Der Abschluss findet durch Betätigen der Schaltfläche S17b3.png statt.

Auswertung exportieren / drucken

Wenn Sie z. B. einen abgeschlossenen Monatsbericht für einen Mitarbeiter drucken bzw. exportieren möchten, stehen Ihnen folgende Menüpunkte zur Verfügung:

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  • Export-Formate: PDF (s. Abb. u.) und Excel

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  • Druck: Über die Funktion „Druckvorschau“ können Sie einen Ausdruck auslösen
  • Designer: Öffnet ein Designer-Programm, in dem Sie ein individuelles Layout für Berichte erstellen können:

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